Secrétaire médicale polyvalente H/F

Nous recherchons, un agent administratif sur un poste de secrétaire médicale H/F à temps plein pour le pôle Grenoble Grésivaudan du centre Hospitalier Alpes Isère à St Egrève.

La/le secrétaire médical(e) accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.).

Elle/il gére, saisit et classe les informations relatives au dossier patient et à l'activité du service.

Elle/il a pour mission le recensement des patients avec indication d'être vus par un psychiatre.

Elle/il assure la gestion des appels téléphoniques, organise pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Elle/il organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Les trois structures se situent sur le même site, et dépendent du pôle hospitalo-universitaire Drac Trièves Vercors.

L'AFT (Accueil Familial Thérapeutique) a pour mission de structurer, d'organiser et de planifier l'accueil familial thérapeutique des patients majeurs du Centre Hospitalier Alpes Isère, tout en tenant compte à chaque instant et dans chaque action entreprise de la spécificité des accueils de patients majeurs. L'accueil familial thérapeutique constitue une alternative à l'hospitalisation comportant l'hébergement. L'équipe d'encadrement dont fait partie la secrétaire est externalisé des lieux de soins, les missions de secrétariat demandent une bonne coordination médico-administrative.

Les Unités HELIOS et GAIA accueillent en hospitalisation complète des patients qui dépendent de ce secteur, qu'ils soient en soins sous contraintes (SDRE, SDT) ou en soins libres. Chacune dispose d'un capacitaire de 25 lits. Le poste est en collaboration avec deux autres secrétaires médicales à temps plein, positionnée respectivement sur chaque unité. L'unité HELIOS accueille des patients chroniques avec une complexité de prise en charge, et tend à devenir comme l'unité GAIA, une unité d'entrée du pôle. En plus des missions propres au secrétariat, les tâches de mise à jour des dossiers, de coordination des sorties thérapeutiques, de gestion des permissions et des certifications constituent un fort enjeu du poste de secrétariat.L'unité GAIA accueille en majorité des patients en soins sous contraintes. Ici, l'élaboration des comptes rendus cliniques, la gestion des modalités de la chambre d'isolement, les suivis des dossiers constituent une grande partie du travail de secrétariat.

Activités Principales:

· Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.).

· Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

· Accueil physique (patients, usagers, familles, etc.).

· Accueil téléphonique (patients, usagers, familles, etc.).

· Traitement de l'information, orientation, transmission

· Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

· Gestion et coordination médico-administrative

· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, examens, recueil des demandes d'avis psychiatriques)

· Réalisation de tâches classiques de secrétariat (prise de note, rédaction, et diffusion de compte-rendu et documents et courriers divers, courriers départ et arrivés…)

· Prise de rendez-vous pour les patients adressés en CMP, tenue à jour des différents documents

· Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

· Saisie des données liées à l'activité médicale (codage), établissement des statistiques, Saisie du PMSI et des diagnostics

· Tenue à jour du dossier patient :

• Retranscription des avis psychiatriques dans les dossiers médicaux (existants ou à créer)

• Mise à jour des adresses et des identités (CROSSWAY, prochainement EASILY).

• Frappe et retranscription des certificats médicaux et transmission au CHAI

• Archivage

Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Qualités métier et spécifiques du poste:

· Sens des responsabilités et conscience de son positionnement professionnel

· Comportement professionnel : non jugement, intégrité, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, loyauté

· Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience

· Capacité à contenir ses émotions et à gérer celles des autres

· Curiosité intellectuelle

· Dynamisme et sens du travail en équipe

· Réactivité, aptitude à prendre des décisions et aptitude à en rendre compte

· Prise d'initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques

· Respect de l'autorité, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel

· Organisation, méthode et rigueur

· Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face.

· Représentation et valorisation de l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude et de sa tenue.

· Aptitude à vérifier le degré d'habilitation d'une personne à détenir une information avant de la lui communiquer

· Capacité rédactionnelle développée

· Accueillir : soigner la qualité de l'accueil téléphonique et de contact avec l'ensemble des personnels et de l'ensemble des publics.

· Utilisation courante des outils bureautiques : Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Crossway.

· Capacité de synthèse et d'analyse des informations

· Capacité de priorisation, d'organisation des actions.

· Respect du secret professionnel

· Capacité de réactivité et de créativité

· Autonomie, adaptabilité en fonction de l'organisation de l'unité

· Inscription dans la dynamique du projet d'établissement et du projet de pôle.

Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 3 mois

Rémunération : 2 000,00€ à 2 100,00€ par mois

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel