Assistant médico-administratif

Le Centre hospitalier Simone Veil, situé à Vitré (35) est un établissement public de santé présentant une offre de soins de proximité, tout en veillant à répondre aux besoins de la population. Médecins, soignants, personnels logistiques et administratifs: tous sont au service des patients et résidents, dont la qualité de prise en charge est un objectif partagé.

En nous rejoignant, vous exercerez vos missions dans un établissement dynamique, situé au cœur d'une cité historique qui vous surprendra.

Service Hospitalisations médecine et Chirurgie

MISSIONS

• Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations …)
• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS

Accueil – Information – Orientation - Communication

• Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé …)
• Réception et transmission des messages
• Communication d'informations au sein de l'équipe
• Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
• Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients

Planification

• Gestion des rendez-vous (gestion des agendas des médecins, organisation des rendez-vous) avec élaboration de listes de consultants pour chaque praticien et/ou salle d'examens
• Organisation des suites de consultations ou d'hospitalisation, spécifiques au domaine d'activité (planification et coordination des actes avec les explorations fonctionnelles, l'imagerie médicale, le bloc et l'unité ambulatoire, organisation des examens extérieurs à l'établissement ou des rendez-vous suivants)

Préparation – Suivi - Classement – Archivage du dossier patient

• Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance
• Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
• Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
• Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
• Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement

RELATIONS FONCTIONNELLES

• Médecins, Cadres de santé, Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier
• Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social …)
• Secrétariats des autres services

RELATIONS HIÉRARCHIQUES

• AAH, responsable des secrétariats médicaux
• Directeur des Finances et SI
• Directeur des Ressources Humaines
• Directeur

ORGANISATION DU TRAVAIL

Horaires en fonction de l'organisation du service

Amplitude horaire du secrétariat : 8h30-17h30 du lundi au vendredi

Poste à 100%

SAVOIR-FAIRE

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques, les NTIC et les logiciels métiers

SAVOIR-ETRE

• Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)
• Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
• Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative
• Sens du travail en équipe
• Capacité d'adaptation
• Conscience et rigueur professionnelle
• Disponibilité
• Dynamisme
• Respect du secret médical, de la confidentialité

CONNAISSANCES REQUISES

• Bureautique
• Orthographe / grammaire / syntaxe
• Communication
• Droits des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement des établissements de santé
• Réglementation des archives
• Vocabulaire médical