Secrétaire Médicale H/F

L'hôpital Foch est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC) de 600 lits environ qui propose des prises en charge pluridisciplinaires de haut niveau dans le champ médical et chirurgical de l'adulte (Médecine, Chirurgie, Obstétrique) avec une spécialisation sur deux axes transversaux, la greffe d'organe et le cancer.

Ses plateaux médico-techniques de pointe, l'excellence des professionnels et ses spécialités de référence (gynécologie obstétrique, urologie-néphrologie, pneumologie & chirurgie thoracique, neurosciences) en font l'un des hôpitaux privés à but non lucratif les plus reconnus en France, et l'un des plus importants établissements hospitaliers d'Ile-de-France.

Avec un effectif de 2 300 collaborateurs dont plus de 300 médecins, l'hôpital Foch a également développé des collaborations internationales, et une forte implication dans l'enseignement, la recherche et l'innovation.

Situé à Suresnes , à 10 minutes de Paris et à 5 minutes de La Défense, l'Hôpital Foch dispose d'un large accès en transports en communs (tramway, RER, métro + bus).

MISSION : Traite, coordonne les opérations et informations médico-administratives, l'activité du secrétariat et des missions qui lui sont confiées.

ACTIVITES ET RESPONSABILITES

1.1 Principales

• Prend en charge l'accueil téléphonique et physique des patients et leur famille
• S'assure de la bonne identité du patient lors d'un accueil physique
• Participe au staff du matin
• Assure le lien entre les médecins en interne, les patients, l'équipe médicale du service et les professionnels de santé en ville
• Prend, planifie et organise les rendez-vous des consultations des médecins
• Prépare les consultations médicales (impression liste des rdvs à la demande)
• Met en forme les courriers de consultations
• Prépare les dossiers des futurs patients hospitalisés
• Met en page et complète les comptes rendus d'hospitalisation
• Saisie les comptes rendus du staff médico chirurgical.
• Numérise et intègre les documents médicaux de Lifen Intégration vers le DPI (classement automatique utilisant l'IA)
• Sur le secteur de l'hospitalisation / en rotonde : assure l'accueil physique avec vérification de l'identité du patient, qualification de l'INS, vérification des droits sécurité sociale et mutuelle des patients, gestion du contrat chambre particulière, récupère les coordonnées de l'entourage, et directives anticipées du patient
• Gère la programmation des entrées avec la cadre du service pour lisser le nombre d'entrants
• Convoque les patients pour futures hospitalisations
• Prend en charge les rendez-vous et accueil des visiteurs médicaux
• Commande les fournitures pour le secrétariat et les médecins
• Prend en charge les PMSI
• Gère les listes d'astreintes et Week end des Médecins
• Gère la boite d'envoi Easily, Lifen

1.2 Points spécifiques

• Polycompétences entre les secrétaires médicales du service
• Répartition des missions et rotation sur ces différentes missions en fonction de la spécialité

CONDITIONS D'EXERCICE DE LA FONCTION

2.1 Rattachement hiérarchique

• Direction des soins
• Coordinatrice des secrétariats médicaux
• Secrétaire référente au service

2.2 Liens fonctionnels

• Interne : Infirmières, médecins, plateau technique (radio bloc), secrétaires médicales des autres services d'hospitalisations et des consultations, services administratifs.
• Externe : Patients, familles, ambulanciers, Secrétariat des établissements hospitaliers, des Soins de Suite et de Rééducation, des Réseaux de soins Médecins traitant et cardiologues correspondant.

PARTICULARITES DE LA FONCTION

3.1 Moyens/horaires/rythme de travail

• Formations institutionnelles
• Journée d'intégration
• Encadrement par une secrétaire du service
• Entretien annuel avec le cadre
• 35 heures/semaine du lundi au vendredi

COMPETENCES REQUISES

1.1 Diplôme/Niveau requis

• Bac de secrétariat médical (F8 / SMS) ou équivalent

1.2 Capacités/Aptitudes

• Sens de l'organisation
• Esprit d'initiative
• Adaptabilité et rigueur
• Disponibilité, mobilité, dynamisme et ponctualité
• Aptitude relationnelle

1.3 Connaissances techniques

• Gestions des différents logiciels métiers (POWERSTAY, XPLORE, EASILY, etc.)
• Connaître la terminologie médicale courante