Assistant.e de direction H/F

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l'Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

La direction de cabinet et de la communication regroupe 15 personnes. Elle est encadrée par une directrice ainsi qu'un.e adjoint.e en charge de la communication.

Rattachée à la présidence de Grenoble INP - UGA, cette direction contribue à la préparation et à l'accompagnement du travail politique, assure l'interface avec les interlocuteurs de l'administrateur général, facilite la lisibilité de la stratégie de l'établissement, la promotion des ses activités et veille à son image.

Elle garantit le positionnement de la marque ainsi que la cohérence globale de la communication de l'établissement, dans le cadre défini par les instances gouvernance. Grâce à ses fonctions mutualisées et à son expertise, elle soutient également l'activité de communication des composantes et services de Grenoble INP - UGA.

La direction de cabinet et de la communication travaille notamment en relation directe avec :

• La direction générale des services, l'ensemble des composantes et services de l'établissement, la Fondation Grenoble INP
• La présidence et la direction de la communication de l'Université Grenoble Alpes, les directions des services communs
• Les présidences et direction de la communication des établissements membres du Groupe INP
• Les interlocuteurs externes de l'administrateur général, que ce soit au niveau local, national ou international

Placé·e sous la responsabilité directe de la chargée d'appui au pilotage opérationnel, l'assistant·e de direction contribue de manière polyvalente et autonome à la gestion administrative et financière du cabinet. Son rôle soutient à la fois l'action de l'administrateur général et participe au fonctionnement quotidien de son équipe.

Au cœur du dispositif, l'agent travaille en lien étroit et régulier avec l'administrateur général, son cabinet, ainsi qu'avec un large réseau d'interlocuteurs internes et externes de haut niveau, y compris leurs assistant·es. Il/elle assure également une continuité de service en l'absence de la chargée d'appui au pilotage opérationnel.

Ce poste offre un environnement stimulant, exigeant et très dynamique : les situations évoluent rapidement, les interactions sont nombreuses et variées, et les délais parfois serrés, en cohérence avec le caractère stratégique des activités du cabinet. Il requiert donc réactivité, sens de l'organisation, et une forte capacité d'adaptation. En retour, il permet d'occuper une position privilégiée au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, au plus près de la prise de décision.

Appui administratif à l'administrateur général

• Organisation de réunions avec des interlocuteurs de haut niveau, internes ou externes : coordination avec les VP, composantes et directions concernées, contextualisation des échanges, gestion des échéances.
• Gestion d'un agenda complexe et en évolution permanente (niveau présidence).

• Préparation et organisation des déplacements de l'administrateur général :

• Compilation des documents préparatoires et informations utiles aux réunions menées lors des déplacements.

• Gestion administrative et financière : établissement des ordres de mission, réservations (hôtels, transports), suivi et traitement des états liquidatifs.
• Organisation de certaines instances ou réunions récurrentes (ex. Bureaux du Groupe INP) : préparation, prise de notes, suivi des échéances et des dossiers, élaboration des ordres du jour à venir.
• Gestion et suivi des représentations de l'administrateur général au sein d'instances internes et externes : identification de remplaçants si nécessaire, transmission des informations clés, recueil des positions ou votes à porter, veille sur les échéances.

Appui au fonctionnement du cabinet

• En cas d'absence de la chargée d'appui au pilotage opérationnel : coordination et contribution à la réalisation des activités opérationnelles du cabinet, incluant l'analyse et traitement des sollicitations arrivant sur la boîte mail institutionnelle de la présidence.
• Contribution à la bonne circulation de l'information : communication claire et efficace avec les composantes, services internes et partenaires externes ; information et accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches.
• Appui à la gestion de la boîte mail institutionnelle de la présidence : traitement coordonné des questions, orientation vers les bons interlocuteurs, suivi des échéances, classement — dans le périmètre de l'agent et en situation de continuité de service.
• Rédaction de documents administratifs et de supports de présentation.
• Proposition et conception de processus administratifs et/ou de documents destinés à fluidifier le fonctionnement du service.
• Participation à la constitution et à la mise à jour de bases de données, notamment les fichiers de contacts.
• Alimentation et structuration de la documentation numérique partagée du service.
• Soutien logistique aux activités du cabinet.

À terme : probable appui financier et administratif complémentaire (ces activités seront assurées par un renfort d'un an avant transfert progressif)

• Exécution du budget géré par le cabinet (environ 700 k€), incluant notamment :

• Suivi et traitement des dépenses (traiteurs, achats divers).

• Suivi des dépenses de l'administrateur général.
• Gestion du courrier entrant et sortant : enregistrement, attribution, classement, mise en page, envoi.

Sont souhaitables (non indispensables) :

• Connaissances générales de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels du système français d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation (ESRI).
• Connaissances en réglementation juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'ESRI.
• Connaissance de Grenoble INP – UGA : sa structure, son fonctionnement, ses enjeux et ses projets stratégiques.

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités dans un environnement riche et évolutif.
• Capacité à rendre compte de manière claire et structurée.
• Sens de l'analyse, discernement et capacité à prendre du recul.
• Rédaction de documents formels et de notes de synthèse à partir d'informations diverses, de relevés de décisions.
• Élaboration, proposition et mise en œuvre de procédures et d'outils de travail.
• Aptitude à anticiper, prévenir et gérer des situations sensibles.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…), éventuellement des logiciels SIFAC et Notilus.
• Conception d'outils de suivi.
• Suivi budgétaire (dépenses, reporting).

• Réactivité et forte capacité d'adaptation.
• Rigueur, fiabilité.
• Esprit de synthèse.
• Qualités relationnelles et de communication.
• Proactivité : force de proposition et capacité à rechercher des solutions.
• Autonomie et sens du travail en équipe.
• Sens de la confidentialité.
• Sensibilité aux enjeux politiques et institutionnels.
• Capacité à gérer les situations sous contrainte de temps.

Pour la prise en compte de la candidature : l'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Modalités de recrutement proposées

• Prise de fonction souhaitée à compter du : 12/01/2026
• Date limite de dépôt de candidature : 12/12/2025
• Poste Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Durée du contrat proposé : 12 mois
• Poste ouvert aux Catégorie B - corps Technicien recherche et formation (TECH) et aux Catégorie A - corps Assistant Ingénieur (ASI)
• Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un Bac à minima pour les TECH et BAC+2 à minima pour les ASI

Conditions de rémunération

• Pour les titulaires : suivant grilles de la Fonction Publique + régime indemnitaire de 400€ (TECH) et 450€ (ASI)

• Pour les contractuels* Cat B : fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2236,20€ (1er échelon) à 2374,04€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.

• Pour les contractuels* Cat A : fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2300,97€ (1er échelon) à 2812,94€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.
• La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.

Affectation / Localisation du poste :

46 avenue Felix Viallet GRENOBLE

Spécificités du poste

• Possibilité de télétravail (2 jours par semaine)
• Temps plein possible sur 4,5 jours