Chargé.e de finance et administration

***English version below***

Le/La chargé(e) des finances et de l'administration – Projets européens
sera responsable de la gestion financière et administrative d'un portefeuille de projets financés par l'UE et coordonnés par Energy Cities. Ses missions incluent la planification budgétaire, le suivi des coûts, l'établissement de rapports, la préparation des audits et la coordination des partenaires. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les chefs de projet, les villes partenaires, la Commission européenne/les organismes financeurs et notre service financier interne afin de garantir la conformité financière et l'utilisation optimale des fonds.

Vos responsabilités principales:

• Élaborer, suivre et réviser les budgets des projets conformément aux conventions de subvention de l'UE
• Suivre les dépenses liées aux projets (personnel, sous-traitance, déplacements, autres coûts directs) et garantir leur éligibilité selon les règles de financement de l'UE
• Gérer le cofinancement, le préfinancement, les paiements intermédiaires et le solde final
• Préparer les rapports financiers et les pièces justificatives pour les financeurs européens
• Assurer la préparation aux audits internes et externes
• Tenir à jour et organiser la documentation des projets (conventions de subvention, avenants, contrats de partenariat, documents financiers)
• Préparer et soumettre des rapports financiers périodiques et garantir la conformité aux directives et réglementations financières de l'UE
• Contribuer aux aspects financiers de la rédaction des propositions (montage de projets) et soutenir les chefs de projet dans la planification et le suivi
• Dispenser des formations et conseils aux partenaires du projet
• Gérer le remboursement des frais de déplacement conformément à la Politique de Voyages
• Maintenir les procédures internes et proposer des améliorations

Profil :

• Diplôme universitaire en Finance, Economie, Gestion ou Comptabilité
• Minimum 3 à 5 ans d'expérience pertinente en gestion financière de projets financés par l'UE ou subventions internationales
• Solide connaissance des programmes de financement de l'UE et expérience des règles financières et des critères d'éligibilité aux subventions européennes
• Excellentes compétences en matière de reporting financier, de budgétisation et de prévisions
• Autonome, compétences organisationnelles et de gestion du temps, excellentes aptitudes en communication et capacité à travailler au sein d'une équipe multiculturelle
• Rigueur, souci du détail, sens des responsabilités et orientation solution
• Excellente maîtrise d'Excel
• Une expérience dans le secteur de l'énergie ou du développement durable est fortement appréciée, ainsi qu'au sein d'ONG, de réseaux ou d'associations
• Maîtrise de l'Anglais et du Français - oral et écrit

Nous offrons:

• CDD d'un an, renouvelable en vue d'un fixe
• Temps plein
• Salaire conforme au secteur et en fonction de l'expérience et grille salariale de Energy Cities
• Avantages contrats français: 26.5 jours de congés payés, 20 jours RTT (forfait jours); jours additionnels pour enfants malades; indemnité de télétravail et politique de télétravail au sein de l'EU; mutuelle prise en charge à 90%; remboursement des frais de transport à 50%; forfait mobilité durable; chèques-repas pris en charge à 60% par l'employeur; PEE selon les résultats; nombreux autres avantages selon dispositions spécifiques au sein de l'organisation
• Avantages contrats belges : 20 jours de congés payées, 26,5 jours extra-légaux ; jours additionnels pour enfants malades; compte épargne-temps ; indemnité de télétravail et politique de télétravail au sein de l'EU; assurance-groupe (pension, hospitalisation et ambulatoire); remboursement des frais de transport selon CP 337 ; chèques-repas 8€ (1,09€ part salariale) ; nombreux autres avantages selon dispositions spécifiques au sein de l'organisation
• Nous offrons une politique de télétravail à temps partiel (y compris au sein de l'UE), en même temps ce poste requiert une présence sur site et nous attendons de nos collaborateurs qu'ils se rendent régulièrement au bureau afin de garantir un travail d'équipe efficace et une bonne cohésion.

Vous désirez nous rejoindre ?

• Envoyez-nous votre CV et lettre de motivation à https://energy-
• Date limite de sollicitation : 06/01/2026,
  23:59 CET
• Les candidats doivent posséder l'autorisation de travailler en France et en Belgique
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien. Les entretiens auront lieu début janvier.

À propos de notre équipe

Notre équipe compte une quarantaine de personnes réparties dans deux bureaux, à Bruxelles et à Besançon. Notre gouvernance interne repose sur les principes de l'Holacratie : chaque décision est prise par la personne ou le « cercle » (équipe) qui en est responsable. Les membres de l'équipe n'ont ni fonction ni titre; ils remplissent un ou plusieurs rôles définis dans notre « constitution ». Cette dernière évolue à chaque fois que nous identifions un nouveau besoin, ce qui rend notre organisation non seulement relativement horizontale, avec une co-responsabilité de la stratégie et de son développement, mais aussi très agile.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'Holacratie au sein de Energy Cities : https://energy-

***English version***

The
Finance and Administration Officer – EU Projects
will be responsible for the financial and administrative management of a portfolio of EU-funded projects coordinated by Energy Cities. This includes budget planning, cost monitoring, reporting, audit preparation, and partner coordination. The person in this role will work closely with project managers, partner cities, the European Commission / funding bodies and our internal Finance department to ensure financial compliance and effective use of funds.

Main responsibilities:

• Develop, monitor, and revise project budgets in line with EU grant agreements
• Track project expenditures (personnel, subcontracting, travel, other direct costs) and ensure eligibility according to EU funding rules
• Manage co-financing, pre-financing, interim payments, and final balance
• Prepare financial reports and supporting documentation for European funders
• Ensure readiness for internal and external audits
• Maintain and organize project documentation (grant agreements, amendments, partnership contracts, financial records)
• Prepare and submit periodic financial reports and ensure compliance with EU financial guidelines and regulations
• Contribute to the financial aspects of proposal writing (project montage) and support project managers in planning and monitoring
• Provide financial training or advice to project partners
• Manage travel expense reimbursements in accordance with the Travel Policy
• Maintain internal procedures and propose improvements

Profile:

• University degree in Finance, Economics, Business administration or Accounting
• Minimum 3–5 years of relevant experience in financial management of EU-funded projects or international grants
• Strong knowledge of EU funding programs and experience with with EU grant financial rules and eligibility
• Excellent skills in financial reporting, budgeting, and forecasting
• Autonomous, strong organizational and time management skills, excellent communication skills and ability to work within a multicultural team
• Rigorous, attention to detail and solution-oriented mindset
• Excellent proficiency in Excel
• Exposure to energy projects or sustainability sector is highly appreciated as well as experience working in NGOs, networks, or associations
• Fluent in English and French - spoken and written

We offer:

• One-year fixed-term contract, may be extended with a view to a permanent position
• Full-time position
• Compensation aligned with the sector and depending on experience and aligned with Energy Cities salary scale
• Advantages upon Belgian contracts: 20 days paid leave; 26,5 extra-legal paid days; additional days for sick children; time saving account; homeworking allowance and homeworking policy within EU; groups insurance (pension, hospitalisation, medical); reimbursement transport upon JC 337; various other advantages upon internal pratices
• Advantages upon French contracts: 26,5 days paid leave; 20 days RTT (forfait jour); additional days for sick children; homeworking allowance and homeworking policy within EU; 90% employer-paid health insurance; 50% reimbursement of transportation costs; sustainable mobility allowance; meal vouchers 60% subsidized by the employer; employee savings plan (PEE) based on organisation's results; various other advantages upon internal pratices
• We offer a part-time homeworking policy (including within the EU),while this position requires on-site presence and we expect our employees to come to the office regularly to ensure effective teamwork and good cohesion.

Interested in joining us?

• Send your CV and cover letter to https://energy-
• Application deadline: January 6, 2026, 11:59 PM CET
• Applicants must have the legal right to work in Belgium and France
• Only shortlisted candidates will be contacted for an interview. Interviews will take place in early January.

More on our team

Our staff includes around 40 people based in two offices, in Brussels and Besançon. Our internal governance is based on the Holacracy principles: every decision is taken by the person or the "circle" (team) that is responsible for it. Team members have no function or title, they are fulfilling one or several roles defined in our "constitution". The latter changes each time we identify a new need, making our organisation not only relatively horizontal with a co-ownership of the strategy, of its development, but also very agile.

Learn more about Holacracy.