Alternant Support Coordination H/F

Finalité de l'emploi

L'Alternant support coordination collabore et accompagne le Coordinateur et le Responsable du département Services & Maintenance dans la gestion opérationnelle, en contribuant au traitement des demandes clients, à la planification des interventions et au suivi administratif et opérationnel de l'activité, dans le respect des règles et processus définis par l'entreprise.

L'Alternant(e) a pour vocation de supporter le Coordinateur et le Responsable Services & Maintenance dans leurs missions quotidiennes, avec un niveau d'autonomie adapté à son expérience et à son parcours de formation.

Description des missions et activités principales

Support à la coordination des interventions

• Participer à la planification des interventions de maintenance (préventive, curative, etc…) en fonction de la charge de travail et des compétences des techniciens.
• Assurer le suivi de l'avancement des dossiers et alerter en cas de dérive (délais, contraintes clients, disponibilité des ressources).
• Contribuer à la priorisation des interventions en tenant compte des urgences, des engagements contractuels et des contraintes opérationnelles, sous la supervision du Coordinateur et du Responsable Services et Maintenance.
• Aider à la coordination des équipes internes et des sous-traitants, sous la supervision du Coordinateur et du Responsable Services et Maintenance.

Relation clients et traitement des demandes

• Participer au traitement des demandes clients (emails, appels, outils internes) selon les processus établis.
• Contribuer au suivi des réclamations clients et à la qualité des échanges, en lien avec le Coordinateur
• Assurer une communication professionnelle et structurée avec les clients, y compris en anglais lorsque nécessaire.

Gestion administrative et commerciale

• Participer à la gestion des commandes clients, de l'approvisionnement du matériel jusqu'à la préparation de la mise en facturation.
• Contribuer à la rédaction des propositions commerciales issues des rapports de maintenance (Devis des interventions d'astreinte, etc…).
• Aider au suivi de la facturation et, si nécessaire, participer au recouvrement des factures en collaboration avec le service comptable.

Suivi des indicateurs et outils de pilotage

• Participer au pilotage de l'activité via l'outil Salesforce (suivi des demandes, interventions, opportunités, reporting).
• Compléter et suivre les tableaux de bord et indicateurs de performance du service (activité, délais, satisfaction client, facturation, etc.).
• Participer à la préparation de reportings pour le Responsable.

Gestion des stocks et approvisionnements

• Contribuer au suivi des stocks de pièces de rechange.
• Participer aux demandes d'approvisionnement en lien avec les équipes magasin et approvisionnement.

Contribution à l'amélioration continue

• Participer aux actions d'amélioration continue du service.
• Proposer des améliorations visant à optimiser l'organisation, les outils, les méthodes de travail et la performance opérationnelle.
• Contribuer à des groupes de travail transverses selon les besoins du service.

Remarque : Cette description des activités n'est pas exhaustive : le titulaire de l'emploi pourrait être amené à effectuer des activités complémentaires.

Relations de travail

Internes
 Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable Services & Maintenance.
 Travaille en étroite collaboration avec le Coordinateur Services et Maintenance, les techniciens de maintenance et les services internes (approvisionnement, magasin, comptabilité, commerce, projets).

Externes
 Relations avec les clients, sous-traitants et fournisseurs, sous supervision.

Responsabilités exercées et latitude d'action

• Autonomie : 

Progressive, encadrement fonctionnel par le Coordinateur Services & Maintenance et hiérarchique par le Responsable Services & Maintenance.

• Prise de décision : 

Dans le cadre des règles et procédures établies ; toute décision hors périmètre doit être validée par la hiérarchie.

Profil recherché

Formation

• Formation en alternance de niveau Bac+2 à Bac+5 (BTS, BUT, Licence, Master) dans les domaines suivants :
  • Gestion / Logistique
  • Commerce / Relation client
  • Génie industriel / Maintenance / Organisation industrielle (selon profil)

Compétences et connaissances professionnelles

• Anglais professionnel requis (écrit et oral).
• Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, Outlook) et aisance avec les outils informatiques et de communication.
• Intérêt pour les environnements techniques et les services de maintenance
• Notions de gestion commerciale et/ou logistique appréciées.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et de la priorisation.
• Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.
• Esprit d'équipe et bon relationnel.
• Capacité de communication.
• Autonomie progressive, curiosité et envie d'apprendre.