Office Manager

Vous rejoindrez l'une des plus grandes marketplace immobilière au monde et une filiale d'Axel Springer. Notre mission est de permettre à chacun de trouver l'endroit idéal Vous travaillerez ainsi sur certaines des marques immobilières numériques les plus connues d'Europe, notamment :Meilleurs Agents, Groupe SeLoger, Immoweb,Immowelt, Realo,Neuraum, Yad2.

Au sein de l'équipe Workplace & Facilities, vous êtes garant·e du bon fonctionnement des bureaux, des services généraux et de la flotte automobile, tout en pilotant des projets immobiliers structurants. Vous contribuez activement à offrir aux collaborateurs un environnement de travail sûr, fonctionnel et agréable.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion de la flotte automobile

• Gestion d'une flotte d'environ 60 vhicules (véhicules de fonction et de service)

• Collaboration étroite avec le gestionnaire de flotte

• Suivi opérationnel et administratif de la flotte

Projets immobiliers & aménagement

• Pilotage de la sous-location des bureaux parisiens (6ᵉ et 7ᵉ étages) :), renégociation contractuelle, collaboration avec les équipes juridique, finance, RH

• Vénissieux : projet de réaménagement des bureaux et mise en conformité électrique

• Aix-en-Provence : recherche et mise en place d'espaces de coworking

Gestion des bureaux & services

• Point de contact avec le bailleur et les prestataires des parties communes à Paris

• Participation aux réunions locataires et au suivi du restaurant d'entreprise (réunions trimestrielles)

• Gestion des espaces de coworking (en région)

• Déplacements ponctuels dans les bureaux en région

Expérience collaborateur & onboarding

• Organisation des visites des locaux pour les nouveaux collaborateurs

• Présentation de l'équipe Workplace & Facilities lors des sessions d'intégration trimestrielles

Santé, sécurité & conformité

• Participation aux réunions CSSCT (trimestrielles)

• Contribution aux sujets de Qualité de Vie au Travail, mise à jour du DUERP et plans de prévention

• Suivi des contrôles réglementaires, notamment électriques

• Rôle de responsable d'évacuation et organisation des exercices incendie semestriel

Gestion administrative, budget & facturation

• Création des bons de commande (PO) et suivi des factures sur Workday

• Gestion et suivi du budget en lien avec le contrôle de gestion

• Optimisation des coûts et des prestataires

Management

• Management direct de 2 collaborateurs (hôtesse d'accueil et chargée des services généraux)

• Gestion de leur congés et de leur évaluation semestrielle

Communication & opérationnel

• Communication interne ponctuelle (email, Slack) pour relayer informations et règles

Prise en charge des sujets opérationnels et des prestataires lors des absences de l'équipe.

Il s'agit d'un CDD de 6 mois dans le cadre d'un remplacement congé maternité, idéalement à partir de mi-février.

• 2 à 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire (Workplace / Facilities / Services Généraux)

• Une expérience en gestion de flotte automobile est un plus

• Très bonne maîtrise d'Excel

• Anglais courant, à l'oral comme à l'écrit (obligatoire)

• 1 jour de télétravail

• À l'aise dans la gestion de projets transverses et la coordination de multiples interlocuteurs

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste complet et transverse, au cœur de la vie de l'entreprise

• Des projets concrets et structurants à piloter

• Un rôle clé dans l'expérience collaborateur

• Un environnement dynamique et collaboratif

Ce que nous vous offrons : Restaurant d'entreprise, tickets restaurant dématérialisés avec Restoflash; Salle de sport, douches, fruits bio, fruits secs bio et boissons chaudes en libre accès; Formations (Parcours d'intégration, LinkedIn Learning, cours de langues en ligne); 16 jours de RTT, congés (exceptionnels, de bénévolat, d'ancienneté…); Qualité de vie au travail (Télétravail, Kyan Health, places en crèche); etc... A propos d'Aviv : Chez Aviv, nous respectons l'égalité des chances. Nous encourageons vivement les personnes souffrant de handicaps visibles et non visibles, de tous niveaux d'éducation, issues de minorités, les membres de la communauté LGBTQIA+, les parents et les proches aidant·es à postuler. Si vous avez besoin d'ajustements raisonnables à tout moment de la procédure de candidature ou d'entretien, ou si vous souhaitez discuter de vos besoins en matière de temps partiel ou de travail flexible, veuillez nous le faire savoir. Dans votre candidature, n'hésitez pas à indiquer les pronoms que vous utilisez. Notre ambition est d'être le premier employeur dans le domaine de la PropTech en Europe. C'est le moment idéal pour nous rejoindre et trouver l'emploi idéal Nous n'attendons plus que votre candidature (Meilleurs Agents, SeLoger, Immoweb, Immowelt...)