Responsable (H/F) – 100 – Bureau des archives et courriers

Vue d'ensemble
À propos de nous
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

Structure Du Pôle
Le poste est rattaché à la Direction Générale.

Mission
Missions Et Activites
Gestion du courrier papier :
– Traitement du courrier : ouverture des plis destinés à la direction générale et aux services concernés et assurer la réception des courriers envoyés en recommandé ;

– Enregistrement du courrier sur une base de données, logiciel Mercure ;

– Enregistrement des recommandés, soit Mercure, soit dans le fichier excel

– Enregistrement des données selon des critères définis, des procédures et selon un plan de classement ;

– Transmission des courriers ne suscitant pas d'enregistrement dans les différents secteurs de l'administration

– Réception et enregistrement des assignations devant les tribunaux qui sont déposées par les commissaires de justice,

Gestion Du Courrier Électronique
– Gestion de différentes boites mails

– Réorientation des courriels vers les directions concernées

– Gestion de la boite e-mails HUS-Alerte (MARS, Alertes, enregistrement et classement)

Gestion Des Parapheurs
– Préparation du parapheur courrier du Directeur Général et son suivi au quotidien.

Archives
– Rechercher des courriers et dossiers sollicités par les différentes directions

– Gestion des anciennes archives

Autres Travaux
– Enregistrement du Conseil de Surveillance et des Décisions du Directeur Général dans un registre officiel, envoi et classement des extraits,

– Archivage des instances : CODIR – Directoire, CME, F3SCT, CSE, CMSIRT, GHT, COSTRAT,

– Associations siège HUS enregistrement dossier suivi,

– Associations des bénévoles en lien avec la Direction des Usagers,

– Gestion des ouvrages pour les médaillés,

– Archivage vers les combles avant transfert vers les archives municipales,

– Gestion de la plate-forme espace-clients RELYENS

– Enregistrement des courriers contentieux et classement des courriers type agressions, article 40, autres (ex : vol de tampons, ordonnances).

– Aide au secrétariat de la Direction Générale, accueil, prise des lignes téléphoniques,

– Gestion des clés bureaux, signalisation de l'étage de la Direction Générale,

– Signalétique des bureaux et boite à lettres des membres de l'équipe de direction et services,

– Suivi des commandes, fournitures, maintenance du matériel et équipement (imprimantes scanners et photocopieur, demande d'intervention).

Projets
– Proposer et mener un projet de dématérialisation des archives.

Le ou la responsable du bureau archives et courrier organise les missions à effectuer en lien avec l'autre agent présent pour mener à bien ces missions.

Profil
Qualites Et Competences Requises

• Discrétion, loyauté et sens du service public.
• Maîtrise des outils bureautiques et de pilotage (Excel, Mercure).
• Capacité à travailler en transversalité et à gérer des priorités multiples.
• Aisance relationnelle et diplomatie dans les interactions internes et externes.
• Connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé et des instances de gouvernance.
• Autonomie, rigueur et réactivité.