Responsable de l'administration et des affaires générales

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d'Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l'ordre de 800 millions d'euros, lui permettant ainsi d'offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Au sein de la Direction des Bibliothèques et de la Lecture publique, le service Administration des Affaires Générales a pour mission d'instruire le projet Bibliothèque et Lecture publique de la Ville de Nice, d'organiser et superviser les activités ainsi que la mise à disposition des ressources pour les publics, de coordonner l'ensemble des services de la Bibliothèque Municipale à Vocation Régionale (BMVR), de gérer son personnel et le suivi de son budget, et enfin d'assurer l'organisation de la communication de la BMVR et de la Lecture publique.

Vous serez en charge de coordonner et suivre l'instruction et la gestion des dossiers relatifs aux ressources humaines et juridiques de la direction, de mettre en place des procédures formalisées et d'assurer le relais administratif entre la direction des Bibliothèques, la direction générale adjointe Culture et Patrimoine et les services de la DRH, tout en participant aux projets de la Direction des Bibliothèques et de la Lecture publique et en assurant des fonctions transverses du service.

Vos missions principales seront :

• Participation aux projets de la Direction :

• vous participerez, dans la continuité des orientations du Projet Scientifique, Culturel, Éducatif et Social (PSCES), au développement d'une politique culturelle,

• vous contribuerez à l'enrichissement des collections en lecture publique,

• vous faciliterez le libre accès aux documents,

• vous répondrez à la progression du niveau d'exigence des publics face à l'information,

• vous participerez à la définition du rôle et de la place de la Bibliothèque au regard des enjeux sociaux, économiques et culturels de la collectivité,

• vous contribuerez à offrir de nouveaux services aux usagers de la Ville de Nice.

• Gestion des ressources humaines :

• La gestion administrative générale :

• vous coordonnerez et suivrez l'instruction des dossiers concernant les effectifs et les mouvements des personnels,

• vous organiserez la gestion des demandes de recrutement des personnels,

• vous élaborerez des tableaux de bords et des tableaux de suivi des effectifs,

• vous transmettrez les notes et dossiers à la directrice.

• La gestion de la carrière des agents territoriaux :

• vous serez l'interlocuteur de la DGA et des services de la Ville traitant des dossiers de ressources humaines et vous communiquerez les informations et documents nécessaires à l'instruction des dossiers,

• vous organiserez la formation des personnels,

• vous suivrez l'instruction des documents en rapport avec la gestion des carrières (notation, entretiens professionnels, arrêtés, fiches de poste…),

• vous suivrez et coordonnerez l'instruction des absences,

• vous serez la personne ressource pour les demandes des personnels concernant leur carrière : disponibilités, temps partiels, mobilités internes, changements de filières, médailles du travail…

• vous coordonnerez les dossiers avec la médecine professionnelle,

• vous accompagnerez les agents dans leurs démarches administratives et les orienterez vers les services compétents le cas échéant.

• La gestion des autres personnels travaillant en bibliothèque :

• vous organiserez et suivrez la gestion des vacataires et contractuels (recrutements, contrats, heures de vacations..),

• vous organiserez et suivrez la gestion des stagiaires : gestion des demandes de stages reçues par courrier ou courriels et inscrites dans l'applicatif de la Ville ; communication des demandes aux différentes unités de la BMVR ; organisation avec les équipes des programmes d'accueil ; mise en relation avec les organismes de formation pour l'élaboration des conventions ; suivi et transmission des évaluations.

• L'accueil des nouveaux agents :

• vous recueillerez les informations administratives nécessaires à la prise de poste (emploi du temps, suivi des demandes de matériels…),

• vous informerez les nouveaux arrivants des procédures de gestion et d'organisation de la BMVR,

• vous organiserez l'élaboration du plan d'accueil et de formation interne des nouveaux arrivants.

• Coordination et facilitation du traitement des dossiers transversaux et/ou sensibles :

• vous centraliserez et ventilerez les documents et dossiers en relation constante avec les services de la direction des Bibliothèques et les différentes directions de la commune afin d'assurer le suivi des affaires ou l'application des décisions,

• vous élaborerez des documents techniques et actes administratifs (délibérations, contrats, arrêtés, fiches de procédures, conventions d'objectifs et de moyens…) après investigation auprès des services compétents et vous les transmettrez à la directrice pour validation,

• vous participerez ou représenterez la directrice aux réunions de coordination techniques ou réglementaires, vous rédigerez les comptes-rendus et vous suivrez les contentieux,

• vous organiserez le suivi des courriels et courriers : vous les ventilerez auprès des agents compétents dans les services et proposerez des réponses ou effectuerez la correction, sur la forme et sur le fond, des courriers rédigés en interne,

• vous ferez des alertes auprès de la directrice concernant le suivi des dossiers,

• vous établirez une veille juridique et réglementaire,

• vous élaborerez des tableaux de bords et des tableaux de suivi.

• La gestion des équipes :

• vous encadrerez 2 agents en direct et organiserez leur travail,

• vous encadrerez des réunions,

• vous organiserez leur formation (outils et procédures) et accompagnerez l'évolution des pratiques,

• vous conduirez les entretiens professionnels.

Vos missions transverses seront :

• vous participerez à l'organisation des missions de la Direction de la BMVR : vous mettrez en œuvre les solutions retenues et participerez à des réunions internes du service,

• vous utiliserez les applicatifs utilisés dans les différentes activités (Twist, Easy Desk, HRAccess, Oxyad…),

• vous collaborerez avec les autres services de la Direction,

• vous travaillerez en transversal avec les autres équipes de la BMVR et des services de la Ville, en particulier ceux des Directions Générales Adjointes Culture et Patrimoine et Finances et Domaines,

• vous respecterez et ferez respecter par l'équipe les consignes de sécurité,

• vous renseignerez, le cas échéant, les outils de pilotage pour l'unité (tableaux de bord, statistiques et indicateurs),

• vous signalerez tout problème d'ordre administratif, technique, sanitaire ou bâtimentaire à la directrice,

• vous prendrez en compte le respect de l'environnement dans les pratiques professionnelles.

Conditions de travail :

• Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

• NBI : NON

• Groupe RIFSEEP : 4

• Accès Tramway T1 : Arrêt "Garibaldi" ou Bus n°23, 30, 32, 33, 70 : Arrêt "Pont Barla"

• Possibilité de stationnement gratuit : NON

• Temps partiel possible : NON

• Accessibilité PMR : OUI

• Travail en open-space : NON

• Télétravail : OUI

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

• Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

• Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

• Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

• Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

• Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

• Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie A de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC+3 à BAC+5 en gestion des bibliothèques, en Droit public et/ou en Ressources humaines.

Expérience: Expérience exigée sur un poste similaire en collectivité publique, établissement public et/ou bibliothèque municipale.

Compétences :

• vous avez un attrait pour la culture et l'actualité du monde des bibliothèques et du livre,

• vous possédez des connaissance des spécificités du secteur culturel,

• vous maîtrisez la gestion statutaire des personnels et actualisez vos connaissances en tenant compte des nouveaux textes législatifs et réglementaires,

• vous connaissez le fonctionnement administratif et juridique d'une collectivité,

• vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

• vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

• vous avez un bon esprit d'équipe et avez le goût du service public,

• vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,

• vous faites preuve d'adaptabilité et savez gérer les situations imprévues avec calme et efficacité,

• vous êtes autonome dans votre travail et faites preuve d'initiative.