Assistant(e) administratif et de direction H/F

À propos du poste

On recherche notre futur(e) Assistant(e) de direction : quelqu'un de dynamique, organisé(e) et à l'aise dans un environnement qui bouge

Véritable chef d'orchestre de l'administratif, tu seras le point de repère de l'agence et un soutien clé pour la direction et les équipes.

Ton rôle ?

Faire en sorte que tout roule au quotidien : gestion administrative, coordination des projets, communication interne et externe… bref, être là où on a besoin de toi.

Si les outils bureautiques n'ont plus de secrets pour toi, que tu aimes quand les journées ne se ressemblent pas et que jongler entre plusieurs priorités ne te fait pas peur, tu es sûrement au bon endroit.

Ta mission principale :

Assurer le support administratif et organisationnel de l'agence, faciliter la coordination entre les équipes (graphistes, production, pose, web) et contribuer à un suivi fluide et efficace des projets : devis, commandes, facturation, planning… tout est sous contrôle

Tes missions :

1. Gestion administrative générale

2. Accueillir clients, fournisseurs et partenaires, au téléphone comme à l'agence

3. Gérer le courrier, les e-mails et les documents internes
4. Classer et archiver les dossiers clients et projets (print, covering, enseignes, web)
5. Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, tableaux, comptes rendus)

6. Gérer les fournitures et le matériel administratif pour que rien ne manque

7. Support commercial & relation client

8. Réceptionner les demandes entrantes : briefs clients, devis, prises de rendez-vous

9. Préparer et envoyer les devis à partir des éléments fournis par les chefs de projets et graphistes
10. Assurer le suivi des devis : signatures, relances, mise à jour du CRM
11. Créer et organiser les dossiers projets (covering, enseignes, maquettes web…)

12. Transmettre les bonnes infos, au bon moment, aux équipes créatives et techniques

13. Suivi de production & coordination

14. Mettre à jour le planning de production (impression, découpe, fabrication, pose)

15. Suivre les sous-traitants (poseurs, fabricants, imprimeurs externes)
16. Préparer, valider et transmettre les commandes fournisseurs
17. Vérifier les livraisons, réceptions et documents techniques

18. Faire le lien entre les équipes créa, production, pose et web pour une coordination au top

19. Support comptable et financier

20. Préparer et saisir les factures clients et fournisseurs

21. Suivre les règlements clients et effectuer les relances simples
22. Gérer les acomptes et situations pour les projets de grande ampleur (enseignes, signalétique…)
23. Transmettre les documents au cabinet comptable via Pennylane
24. Gérer les règlements fournisseurs

25. Préparer les éléments variables de paie

26. Communication interne & organisation

27. Organiser les réunions internes et gérer l'agenda de l'agence

28. Mettre à jour les documents internes (tarifs, catalogues, grilles techniques)
29. Participer à la mise en place et à l'amélioration des outils internes (CRM, planning, gestion commerciale)

Ton profil :

Tu justifies d'au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative. Une connaissance du secteur de la communication ou du visuel serait un vrai plus.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), tu sais gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil.

Tu as le sens du service client, un bon relationnel et tu fais preuve de professionnalisme dans tous tes échanges.

Autonome, polyvalent(e) et discret(e), tu aimes travailler en équipe et t'impliquer dans une structure dynamique où ton rôle compte vraiment.

Compétences requises :

Compétences techniques

• Maîtrise d'Excel, Word, Outlook et des outils cloud
• À l'aise avec un logiciel de gestion commerciale (ex. : Axonaut, Henrri)
• Une connaissance du secteur visuel est un plus : design graphique, impression, covering, signalétique, web
• Capacité à comprendre et analyser un devis technique

Compétences comportementales :

• Organisation, rigueur et autonomie
• Sens du service client et esprit d'équipe
• Polyvalence, réactivité et bonne gestion des priorités

Pourquoi nous rejoindre ?

• Une équipe jeune et dynamique
• Une ambiance de travail conviviale et collaborative
• Des missions variées (promis, pas de routine )
• CDI – Temps plein – 39h/semaine
• Poste basé au 1B rue Eugène Maréchal – 69200 Vénissieux

Intéressé(e) ?

Envoie nous ton CV par mail à - et n'hésite pas à nous glisser quelques lignes pour nous expliquer ce qui te motive à rejoindre l'aventure.

On a hâte de te rencontrer

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 26 000,00€ à 29 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel