Assistant de la Direction MRF

Au sein du Pôle Technique et Industriel (PTI), la Direction Matériel Roulant Ferroviaire (MRF) est en charge de l'ingénierie et de la maintenance du parc de matériel roulant des 3 réseaux Métro, RER, Tramway et de la transformation industrielle et managériale des ateliers de maintenance.

Directement rattaché au Secrétaire général auprès du Directeur de MRF, l'assistant de la Direction MRF assure diverses missions de secrétariat, d'optimisation des processus, de gestion administrative et logistique relatives à la Direction et aux unités de support du Pôle central de MRF (Achats, COM, Contrôle de gestion, RH et Management des risques).01. Poste et Missions

Vos principales missions seront :

Assurer la gestion des agendas

• Organiser et préparer les rendez-vous / instances du Codir (organiser les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et assurer la tenue du relevé de décisions des réunions / instances)
• Organiser les agendas du directeur et du directeur délégué en charge de la performance
• Organiser les déplacements, réunions, séminaires des équipes, …. du directeur et du directeur délégué en charge de la performance et superviser ceux des responsables des unités support
• Gérer les réservations de salles
• Organiser la représentation de la direction MRF lors de réunion telles que les conseils de discipline (recherche de participants, transmission des documents, …)

Gérer les délégations :

• Assurer la gestion des délégations de pouvoir et de signature en coordination avec le service juridique et les directeurs d'unité via l'outil « DELEG » concernant les délégations de la directrice aux directeurs d'unité, aux responsables d'entité, aux approvisionneurs des UM, aux responsables de sites MRF
• Administrer et mettre à jour la note de responsables de sites
• Organiser l'intérim lors des congés du directeur

Gérer les courriers et notes

• Mettre en forme les notes et courriers, les mettre à la signature du directeur, assurer leur diffusion et les enregistrer dans Gecco
• Superviser la distribution du courrier et envoyer les lettres recommandées
• Diffuser les notes de direction
• Administrer Gaspar (astreintes) et diffuser une note d'astreinte hebdomadaire.

Ses principales missions sont :

Assurer la gestion des agendas

• Organiser et préparer les rendez-vous / instances du Codir (organiser les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et assurer la tenue du relevé de décisions des réunions / instances)
• Organiser les agendas du directeur et du directeur délégué en charge de la performance
• Organiser les déplacements, réunions, séminaires des équipes, …. du directeur et du directeur délégué en charge de la performance et superviser ceux des responsables des unités support
• Gérer les réservations de salles
• Organiser la représentation de la direction MRF lors de réunion telles que les conseils de discipline (recherche de participants, transmission des documents, …)

Gérer les délégations :

• Assurer la gestion des délégations de pouvoir et de signature en coordination avec le service juridique et les directeurs d'unité via l'outil « DELEG » concernant les délégations de la directrice aux directeurs d'unité, aux responsables d'entité, aux approvisionneurs des UM, aux responsables de sites MRF
• Administrer et mettre à jour la note de responsables de sites
• Organiser l'intérim lors des congés du directeur

Gérer les courriers et notes

• Mettre en forme les notes et courriers, les mettre à la signature du directeur, assurer leur diffusion et les enregistrer dans Gecco
• Superviser la distribution du courrier et envoyer les lettres recommandées
• Diffuser les notes de direction
• Administrer Gaspar (astreintes) et diffuser une note d'astreinte hebdomadaire.

Assurer la gestion logistique de la Direction et des unités support

• Effectuer les commandes (fournitures, plateaux repas, packs informatique, intérim, …)
• Gérer les demandes d'achat dans l'outil I-Proc de la direction et superviser celles des unités support avec l'aide d'un opérateur dédié
• Gérer les casiers personnels
• Attribuer les badges d'accès pour les prestataires
• Administrer l'annuaire d'entreprise (Antilope) et la mise à jour tous les 2 mois avec les assistantes d'unité des annuaires téléphoniques sur URBAN

Pour l'aider dans ses missions, l'Assistant(e) de Direction manage deux Assistants opérateurs (commandes, courrier, réservation de salles, administration Antilope, administration Gaspard, enregistrement des notes dans Gecco, cartes prestataires, casiers, …).

L'Assistant(e) de Direction organise le relai sur ses activités pendant ses congés.

Tous nos métiers sont ouverts aux personnes en situation de handicap, sous réserve de l'aptitude au poste.

02. Profil recherché

Niveau attendu :

BAC+2 avec une expérience dans le domaine du secrétariat

Compétences attendues :

Savoir :

• Bonne connaissance de l'entreprise et de son actualité
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams, etc.)
• Maîtrise des outils « métiers » (Gecco, I-proc, etc.)

Savoir-faire :

• Rigueur, méthode et organisation
• Aisance rédactionnelle et à l'oral
• Capacité à travailler en équipe et en réseau
• Gestion des priorités et capacité à faire face aux situations d'urgence

Savoir-être :

• Discrétion, confidentialité
• Excellent relationnel
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives
• Disponibilité et sens du service

Connaissances complémentaires utiles :

Connaissance du département matériel roulant ferroviaire MRF

Les congés seront pris en coordination avec les assistantes des unités IMF et M2I.

#MobilitéRATP

03. Informations complémentaires

Lieu :

RATP SIEGE SOCIAL LYBY : 54 QUAI DE LA RAPEE, 75112 PARIS

Type de contrat :

Durée Indéterminée04. Pré-requis

Diplôme :

Formation requise :

Langues :

Expérience professionnelle :

Compétences :

Assurer un soutien et une coordination dans l'organisation de l'activité quotidienne (assistanat), Gérer la réception, le suivi et la diffusion du courrier via les outils associés, Gérer les fournitures et en optimiser le budget associé, Maîtriser la communication écrite et orale et les moyens de communication associés, Maîtriser la gestion et l'optimisation des plannings d'activité et agendas, Piloter de bout en bout l'organisation de réunions, de déplacements et d'évènements professionnels, Utiliser les outils collaboratifs

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