Office Manager agence d'architecture h/f

Office Manager (H/F)

Agence d'architecture – Marseille centre

Bee To B Recrutement Conseil
accompagne une
agence d'architecture indépendante en pleine croissance
, implantée au cœur de Marseille, reconnue pour son approche exigeante, créative et centrée sur l'expérience utilisateur...

L'agence intervient majoritairement sur des projets de
logement collectif
(résidences étudiantes, opérations de 30 à 70 logements), avec une ouverture sur des projets
tertiaires, industriels
et de
réhabilitation
selon les opportunités.

Équipe à taille humaine (environ 10 personnes)

Dans le cadre d'une
création de poste
, nous recrutons un(e)
Office Manager
, véritable pilier de l'organisation interne et bras droit opérationnel du Président.

Poste basé à
Marseille
–
100 % sédentaire
(en présentiel).

Les principales missions

Appels d'offres & dossiers (publics / privés)

• Veille quotidienne sur les consultations et qualification des opportunités
• Gestion des plateformes de consultation (profils acheteurs, BOAMP/JOUE, etc.)
• Constitution des dossiers de candidature : collecte des pièces, mise en forme, conformité, dépôt dans les délais
• Coordination avec les partenaires (BET, co-traitants, groupements) : relances, centralisation, respect des échéances
• Suivi et mise à jour des tableaux de pilotage

Organisation & structuration interne

• Mise en place de méthodes, process, checklists, routines et outils de suivi
• Structuration de l'organisation documentaire (Teams / SharePoint / arborescences / templates)
• Suivi des plannings, échéances, jalons et livrables
• Amélioration continue : faciliter la vie de l'équipe, réduire les irritants, fluidifier les échanges

Support Direction & administration

• Interface avec le cabinet comptable (transmission, suivi, préparation d'éléments)
• Suivi des notes de frais, indemnités kilométriques, titres-restaurant, heures supplémentaires
• Soutien administratif à la Direction
• Logistique quotidienne : moyens généraux, prestataires, organisation de déplacements (si besoin)

Communication & événementiel

• Mise en forme de supports (présentations, fiches projets, dossiers références – Canva / Pack office)
• Organisation d'événements (inaugurations, visites, rencontres partenaires, temps forts internes)
• Contribution à la communication et aux relations presse professionnelles (mise en forme, diffusion, suivi des retombées)

Le profil recherché

Indispensable

• Expérience confirmée (idéalement
  ≥ 5 ans
  ) en tant qu'Office Manager / Assistante de direction / Assistante d'agence
• Maîtrise solide des appels d'offres / marchés publics
  : veille, plateformes, constitution de dossiers, conformité, respect des délais
• Environnement apprécié : architecture, bureau d'études, ingénierie, promotion immobilière, construction
• Excellente organisation, rigueur, sens des priorités, fiabilité
• Très bon niveau rédactionnel, soin apporté à la mise en forme des documents
• Aisance outils :
  Office 365
  (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive) ;
  Canva
  apprécié
• Appétence pour les NTIC et l'IA (ex. ChatGPT) afin d'optimiser l'organisation, la production documentaire et les routines administratives.

Savoir-être attendu

• Discrétion, posture de confiance (informations sensibles)
• Proactivité, capacité à anticiper et faire avancer les sujets
• Bon relationnel, communication fluide avec l'équipe et les interlocuteurs externes
• À l'aise dans un environnement exigeant, où la coopération et la fiabilité comptent.

Conditions & organisation

• Poste basé à Marseille centre –
  présentiel
  (pas de télétravail régulier, exceptions possibles au cas par cas)
• Flexibilité horaire possible
• Possibilité de
  4/5e
  (mercredi off) selon organisation
• Démarrage souhaité :
  ASAP

Processus de recrutement

• 1er échange avec Bee To B Recrutement Conseil
• Entretien avec la Direction de l'agence
• Test de personnalité en phase finale (à des fins d'évaluation professionnelle)
• Contrôle de références réalisé par Bee To B Recrutement Conseil

Candidater

Pour échanger de façon confidentielle, vous pouvez me contacter en message privé ou par e-mail.

Égalité des chances

Bee To B Recrutement Conseil et l'entreprise recrutante s'engagent en faveur de
l'égalité des chances
: ce recrutement est conduit dans le respect des principes de non-discrimination. Seules les compétences, l'expérience et l'adéquation au poste sont évaluées