Stage - Appui Administratif Et Operationnel Au Processus De Selection H/F

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What will be your role?

Crée en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant.

Par l'attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d'une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L'objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d'expérimentation et d'évaluation d'impact.

Le Fonds est ouvert à des innovations dans tous les secteurs, provenant de tous types d'organisations (institutions de recherche, gouvernements, ONG, entreprises privées). Le Fonds vise notamment à développer le partage de connaissances entre les chercheurs et les acteurs du développement.

Quel sera votre rôle ?

Dans le cadre de ses
activités, le FID souhaite renforcer son équipe transverse en accueillant un·e
stagiaire chargé·e d'appuyer la gestion administrative et opérationnelle du
processus de sélection des candidatures reçues via l'appel à projets ouvert toute
l'année.

Placée sous la
supervision de la chargée de gestion opérationnelle, vous contribuerez de
manière déterminante au bon déroulement du processus d'appel à projets. Vous
serez en charge d'assurer un suivi administratif fiable et structuré des
candidatures, de gérer les interactions avec les équipes candidates et
d'appuyer l'organisation opérationnelle des comités de revue. Vous participerez
également au renforcement des processus internes et à l'amélioration des outils
de suivi, afin de garantir la cohérence, la qualité et la conformité de
l'ensemble des procédures. Cette mission appelle une rigueur élevée, un sens
affirmé de l'organisation et un souci permanent de la qualité, afin de soutenir
efficacement le travail de l'équipe dans le processus de sélection des projets.

Vos responsabilités en tant que stagiaire
incluront :

1. Appuyer la gestion administrative de l'appel à projets

• Assurer le traitement quotidien
  des candidatures reçues via la plateforme en ligne : vérification de la
  complétude et de la conformité des dossiers
• Envoyer les réponses types aux
  équipes candidates (accusés de réception, demandes de compléments,
  réponses finales selon la décision).
• Assurer la gestion de la
  messagerie de la plateforme (Wiin) et de la boîte contact du FID : filtrer
  les demandes, répondre aux questions, réorienter si nécessaire.
• Gérer l'archivage des
  candidatures sur le serveur du FID.

2. Appuyer l'organisation des comités de revue (≈10/an)

• Envoyer les invitations, ordres
  du jour, documents préparatoires et tout élément logistique nécessaire.
• Constituer les dossiers des
  projets pour les membres du comité : compilation des documents,
  vérification des pièces, mise en forme.
• Assurer le lien avec les
  agences de l'AFD pour la transmission des dossiers et informations
  associées.
• Participer à la logistique des
  réunions : réservation de salles, assistance technique, envoi des comptes
  rendus.
• Assurer le suivi administratif
  avec les membres des comités : envoi des lettres d'acceptation de
  mandat, assurer le suivi des paiements

3. Appuyer la mise en place de processus administratifs efficaces et le
développement d'outils de suivi

• Travailler en étroite
  collaboration avec la chargée de gestion opérationnelle pour déployer et
  documenter des processus administratifs facilitant l'instruction et le
  traitement des candidatures
• Contribuer à la mise à jour, la
  maintenance et l'amélioration des outils de suivi (tableaux de bord,
  fichiers de contrôle, dossiers partagés) afin de garantir une gestion
  fluide et structurée de l'ensemble des candidatures.
• Veiller à la cohérence, la
  conformité et la bonne application des procédures internes, en assurant le
  respect des critères de l'appel à projets et des exigences administratives
  du FID
• Contribuer au travail de
  refonte du document d'appel à projets

Who are we looking for?

1. Compétences recherchées

• Vous disposez d'une première
  expérience en gestion administrative, en suivi de dossiers ou en
  coordination opérationnelle, et savez gérer plusieurs tâches en parallèle
  avec méthode.
• Vous maîtrisez les outils
  bureautiques, en particulier Excel, et êtes à l'aise avec les outils
  collaboratifs (e.g. Google Drive, plateformes en ligne, Notion, Klaxoon).
• Vous appréciez le travail
  structuré et avez une réelle appétence pour la mise en place de procédures
  et l'amélioration d'outils de suivi.
• Vous êtes capable d'appliquer
  des processus avec rigueur tout en contribuant à leur optimisation.

2. Compétences relationnelles et personnelles

• Vous faites preuve d'une excellente
  communication écrite, essentielle pour les échanges avec les équipes
  candidates et les partenaires.
• Vous aimez travailler en
  équipe, faites preuve de souplesse et êtes capable de vous adapter à des
  plannings évolutifs.
• Votre sens de l'organisation,
  votre rigueur et votre attention au détail garantissent la qualité des
  dossiers et des documents produits.
• Autonome et proactif·ve, vous
  savez prendre des initiatives et proposer des pistes d'amélioration.
• Vous êtes capable de structurer
  des informations et de contribuer efficacement au suivi administratif des
  dossiers.

3. Niveau d'étude / diplôme

Nous recherchons un·e étudiant·e de niveau Bac+4 / Bac+5, issu·e d'une
formation en gestion, management, administration publique, science politique,
politiques publiques ou gestion de projet. Les profils provenant d'écoles de
commerce, d'universités (Masters en gestion ou management des organisations) ou
d'Instituts d'Études Politiques sont particulièrement adaptés. Une connaissance
de base des outils de suivi ou une première expérience en appui administratif
ou coordination de projet constitue un atout, sans être indispensable.

4. Langues

Vous maitrisez parfaitement l'anglais et le français (écrit et oral).

What team are you joining?
Le FID est une structure dynamique qui célèbre bientôt sa 5ième année d'activité. Le.a stagiaire devra être en mesure de s'adapter rapidement aux besoins du Fonds et pourrait voir ses attributions élargies à d'autres activités. Vous serez également amené.e à contribuer activement aux réflexions sur la stratégie et le mode opératoire du FID pour assurer le succès de son développement.

Why join the French Development Agency?
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which
is our Group's mission. A world in common is a world that preserves and
defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace,
partnerships and economic prosperity.

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