secretaire medical(e)

POSTE PROPOSÉ

SECRETAIRE MEDICAL(E) - REFERENT(E) SECRETARIATS MEDICAUX - SERVICE RADIOLOGIE ET PASS

CONTRAT

CDD; CDI; Mutation

DESCRIPTIF

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc recherche, pour son service radiologie et Pass, un(e) secrétaire médical(e), référent(e) secrétariats médicaux.

Poste vacant. temps plein.

Prise de poste : dès que possible.

DEFINITION DU POSTE

Assurer une activité médico-administrative transversale au sein de l'établissement :

• 40 % au sein du service d'imagerie médicale, en renfort ou remplacement des secrétaires pendant leurs absences ;
• 40 % en appui du cadre des secrétariats médicaux, pour la coordination, le suivi et la gestion administrative des secrétariats ;
• 20 % au sein de la PASS (Permanence d'Accès aux Soins de Santé) pour la saisie et le suivi des données d'activité.

L'agent contribue à la continuité et à la qualité du fonctionnement des secrétariats médicaux et à la fluidité du parcours patient.

POSITIONNEMENT DU POSTE

1. Liaisons hiérarchiques

Cadre des secrétariats médicaux / Directeur Adjoint chargé de la Stratégie des Affaires Financières, Médicales, Numériques et des Projets Ségur / Directeur du Centre Hospitalier

1. Liaisons fonctionnelles internes et externes
   
   Liaisons fonctionnelles internes et externes :

2. Chefs de pôle, cadres de santé, médecins et secrétariats médicaux des différents services

3. Service d'imagerie, PASS, services de soins, direction des soins, service social

4. Services administratifs (bureau des entrées, archives, informatique, qualité)

5. Horaires de travail

6. Du lundi au vendredi

7. Horaires variables selon le planning : 8h-16h / 9h-17h / 10h-18h
8. Cycle hebdomadaire de 37h30 (ou proratisé selon le taux d'activité)

ACTIVITES DU POSTE

Activités principales

1. Activités en imagerie médicale (40 %) :

Accueil physique et téléphonique des patients (externes et hospitalisés)

Planification des examens d'imagerie (radiographie, échographie, scanner)

Constitution et archivage des dossiers patients

Gestion et diffusion des comptes rendus via EI, Telediag, Médimail

Coordination avec manipulateurs, brancardiers et médecins

Participation à la continuité du service (public et libéral)

1. Activités d'assistance au cadre des secrétariats médicaux (40 %) :
   
   Saisie, contrôle et mise à jour des plannings, congés et RTT
   
   Soutien à la planification et au suivi des absences et remplacements
   
   Participation à la coordination médico-administrative
   
   Accueil et encadrement des stagiaires
   
   Contribution à la gestion documentaire et à la continuité du fonctionnement des secrétariats

2. Activités au sein de la PASS (20 %) :
   
   Recensement et traitement des fiches de renseignements patients transmises par le service social
   
   Élaboration, suivi et mise à jour des statistiques d'activité de la PASS
   
   Classement, archivage et transmission des données

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1. Connaissances requises (savoirs)

cription Niveau de connaissance

Bureautique :

Utilisation des outils bureautiques déployés au sein du système d'information du

Centre Hospitalier : Pastel (mouvement), Orbis, Terminal des Urgences (TU), TSMUR,

Pharma, ROR SSR, Open office texte et tableur, Internet, messagerie électronique, ...

Communication : bonne élocution, écouter et dialoguer avec les usagers

Droit des usagers du système de santé

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissance du service

Connaissance de l'organisation de la prise en charge du patient

Réglementation des archives

Règles de fonctionnement du service des archives centralisées du Centre Hospitalier

Secrétariat

Normes rédactionnelles

Méthodes de classement et d'archivage

Règles de fonctionnement du dossier patient du Centre Hospitalier

Vocabulaire médical : terminologie médicale

1. Compétences requises (savoir-faire)

2. Connaissances requises (savoirs) :

3. Gestion administrative et médico-administrative hospitalière

4. Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et connaissance de l'institution
5. Droit de la santé et réglementation relative au dossier patient
6. Communication et relation patient / professionnel
7. Terminologie médicale

8. Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (ORBIS, IPLAN, QDOC, PASTEL)

9. Compétences requises (savoir-faire) :

10. Planifier et organiser les activités selon les priorités et contraintes du service

11. Saisir, classer, archiver et restituer les données patientes en respectant la confidentialité
12. Utiliser efficacement les logiciels de gestion et outils bureautiques
13. Identifier et résoudre les situations urgentes ou conflictuelles
14. Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau

15. Accueillir, informer et orienter le public avec professionnalisme

16. Qualités professionnelles attendues (savoir-être) :

17. Empathie et sens de l'écoute

18. Discrétion, confidentialité et respect du secret médical
19. Adaptabilité et polyvalence
20. Sens du service public et de la communication
21. Bonne connaissance de l'institution et du fonctionnement hospitalier
22. Esprit d'équipe et autonomie
23. Capacité d'organisation, de priorisation et de gestion du stress
24. Qualité du contact humain et bonne expression orale et écrite

PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE

(risques spécifiques, tenue spécifique, etc)

Gestion du stress et des situations d'urgence

Activité sur plusieurs unités et logiciels

Polyvalence et mobilité entre sites possible selon les besoins du service

PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d'un recrutement)

1. Diplômes, pré-requis et qualifications indispensables

• Diplôme de secrétaire médical exigé
• Expérience en secrétariat médical

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

• Diplômes, prérequis et qualifications souhaitées
  
  BAC science médico-sociale

• Correspondance statutaire éventuelle ou obligatoire
  
  Assistant médico-administratif (Décret du 14 juin 2011 portant dispositions statutaires communes à divers
  
  corps de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique hospitalière) ;
  
  Adjoint administratif (Décret du 12 décembre 2016 portant statut particulier des corps des personnels
  
  administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière)

PERSONNE À CONTACTER

RIQUIER Marianne

Mme FERNANDEZ Nathalie - responsable secrétariats médicaux -

tel : mail :

ETABLISSEMENT

Centre hospitalier Jean Marcel

Boulevard Joseph Monnier CS 10301

83170 Brignoles