Responsable du secrétariat H/F DIRPJJ Centre Est

il y a 2 jours


Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France Protection judiciaire de la jeunesse – Auvergne-Rhône Alpes Temps plein

Au sein de la direction interrégionale PJJ, le service secrétariat

est composé de quatre agents, le responsable, le chauffeur, et deux secrétaires.

Il remplit les missions d'accueil, de secrétariat et d'assistance logistique pour l'ensemble des agents. Il est le garant de la conformité des documents, il assiste à la bonne gestion logistique des locaux de la direction, des archives et des véhicules.

Responsabilités

Manager une équipe de 3 personnes et assurer la continuité du service

Faciliter la circulation de l'information du service de la direction interrégionale

Suivre et concevoir les procédures de travail du service secrétariat

Faciliter la circulation de l'information du service de la direction interrégionale

Préparer et suivre les instances de la direction, réalisation des comptes-rendus

Soutenir les directions de pôle : assistance à l'utilisation des outils informatiques, constitution de dossiers divers

Organisation d'instances, de journées d'études ou de séminaires : recherche de locaux, gestion de devis, services faits en collaboration avec les services financiers

Rédiger, relire, corriger des documents, fiches de procédures

Préparer les déplacements de la direction : gestion des rendez-vous avec les partenaires, logistique, recherche d'information

Accompagner le chauffeur à la gestion de la flotte des véhicules administratifs.

Sur délégation de la directrice interrégionale adjointe, assurer la maintenance des locaux :

o   suivi de travaux,

o   achats de mobiliers et de papèterie selon les marchés publics,

o   suivi du marché public du ménage,

o   mise en valeur des locaux et salles de réunion.

Profil recherché

Bonnes qualités rédactionnelles

Connaissances des outils de bureautiques

Notions budgétaires et marchés publics

La connaissance de la PJJ serait un plus

Compétences managériales

Réactivité et capacité d'adaptation

Organisation

Anticipation

Sens de la communication

Goût du travail en équipe

Sens du service public

Poste de catégorie A



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