Program Officer

Program Officer (M/F) - CDD

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared
a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders
in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each
individual experience and encourage the full expression of talents within our
school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and
development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a
personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our
multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to
expanding its influence? Then, share your professional journey by
applying

We are searching for an experienced Program Officer (M/F) - CDD at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Rattaché(e) à la Directrice du
Département Shared Services, le/la chargé(e) de programmes et scolarité a un
rôle de support administratif aux programmes. Il/elle réalise le suivi
académique des étudiants/participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention
de leur diplôme.

Principales
responsabilités :

Support aux programmes :

- Garantir la programmation et la mise en paiement des prestations d'enseignement selon les règles de gestion d'HEC recouvrant :
- Sharepad :
Création des programmes :
Création des offres de programme
Création des modèles et offres de cours
Demande de création intervenants
Création des plannings
Gestion des attributions
Pointage des activités
- SAP :
Demande de création fournisseur
Demande d'achat, impression et envoi de la commande à l'intervenant
Réception de la commande
Gérer la situation des engagements
- Notilus :
Enregistrement des notes de frais
Indicateurs et extractions de données : contribuer à alimenter les indicateurs d'activité et aux extractions de données.

Gestion de la scolarité :

Accueil et inscription:
- Gère l'inscription des étudiants/participants dans l'outil de gestion dédié (Sharepad)
- Créé les comptes réseau et messagerie
- Assure le suivi des dossiers et parcours des participants
Gestion administrative:
- Tient à disposition
les données pour répondre aux différentes études

Relations internes et externes
- Travaille
en collaboration avec d'autres services / entités

Required Qualifications:

Formation Bac + 2 souhaitée
Anglais (niveau B2 minimum)
Capacité à travailler en équipe et en mode transversal
Très bon relationnel et sens du travail en équipe
Sens du service
Rigoureux et organisé
Autonomie et initiative
Flexibilité et disponibilité
Bonne maîtrise des outils informatiques Pack office
Une connaissance de Sharepad et de l'enseignement supérieur ou de la formation continue est un plus

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- An exceptional working environment in a wooded park
- Free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- A company restaurant
- Free parking
- Corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

Each application is carefully reviewed. If your
profile matches our search criteria, we will contact you for an initial phone
interview.
HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we
welcome and consider applications solely on the merit of professional
proficiency.