Assistant(e) de direction à la Direction des Affaires Médicales H/F

Le CHU de Nîmes, 1er employeur du Gard, s'inscrit dans une démarche de développement, soutenue par l'innovation médicale, médico-scientifique, architecturale, soignante et organisationnelle.

Le CHU de Nîmes, ce sont de beaux projets d'infrastructures qui ont vu le jour comme l'ouverture du Centre Ambulatoire Carémeau Sud (CACS) et du Bâtiment dédié aux Neurosciences.

Le CHU de Nîmes en 2024 représentait 2000 lits, 7300 hommes et femmes qui œuvrent chaque jour (dont 1300 médecins) et 300 métiers différents.

Afin de nous accompagner dans l'excellence de soins, de recherche, d'enseignement et d'innovation, nous sommes en recherche de personnel pour intégrer nos équipes.

Rejoignez-nous et construisons ensemble l'Hôpital de demain

CDD 3 mois reconductible en 6 mois

Dans le cadre du renforcement de l'équipe de direction des Affaires médicales, l'assistant(e) de direction assure, en binôme avec l'assistante de direction déjà en poste, un appui administratif, organisationnel et relationnel auprès de la directrice des affaires médicales et de la directrice adjointe des affaires médicales.

Vous participerez activement à la gestion quotidienne de la direction en assurant notamment :

• La tenue et l'optimisation des agendas (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités, coordination des disponibilités)
• L'organisation logistique des réunions, des comités et des déplacements professionnels
• Le traitement, la circulation et le suivi des courriers, dossiers et informations en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes (médecins, directions fonctionnelles, ARS, etc.)
• Le suivi administratif de dossiers spécifiques confiés par la direction
• La préparation et mise en forme de documents (notes, courriers, présentations, tableaux de suivi).

Vous travaillerez en coordination étroite avec la première assistante de direction, vous contribuerez à :

• Garantir la continuité de service et la fluidité des activités de la direction
• Favoriser une organisation collaborative, harmonisée et efficace
• Participer à la répartition des missions et à la gestion des priorités selon les besoins et les temps forts de l'activité.

Les activités principales du poste :

• Assurer la réception, le traitement et l'orientation des appels téléphoniques, messages électroniques et courriers internes/externes à l'établissement.
• Gérer les parapheurs, leur circulation et leur suivi.
• Accueillir physiquement les professionnels médicaux et assurer leur orientation ou prise en charge administrative.
• Organiser les prises de rendez-vous : gestion des agendas électroniques, réservation des salles et des prestations associées.
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, justificatifs)
• Préparer et assurer le suivi des dossiers en lien avec les rendez-vous, réunions ou échéances spécifiques.
• Organiser les réunions internes et externes (convocations, logistique, ordre du jour).
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tout autre document administratif.
• Assurer la gestion administrative et logistique des instances médicales (CME, Conseil Hospitalo-Universitaire, Commission des effectifs, COPS, CMG, etc.) : planification, convocations, ordres du jour, préparation de dossiers, suivi des décisions.
• Suivre les échéances importantes : délais de réponse, production de documents, actions à relancer.
• Assurer le suivi administratif des cumuls d'activité du personnel médical.
• Gérer les données relatives aux chefferies de pôles et de services : désignations, arrêtés, suivi des mandats.
• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents (courriers, notes, mails, rapports…).

Vos conditions particulières d'exercice :

• Amplitude horaire de 7h40
• Plage horaire : 08h30 - 17h00

Vos avantages :

• Parcours d'intégration, de formation, d'accompagnement professionnel au travers de la mutation et de la promotion professionnelle
• Idéalement situé à proximité de commerces
• 28 CA + RTT (possibilité de dépôt sur un CET)
• 2 crèches sur le site de Nîmes
• Inscription possible au Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS, opérateur gérant l'action sociale en faveur des personnels hospitaliers)
• Points de restauration sur le site de Caremeau : restaurant du personnel, cafétéria (pour les usagers et agents) et distributeurs de repas en barquettes
• Parcours de santé sur le site de Nîmes
• Accessibilité : à 5 min de l'autoroute, 40 min des plages et des montagnes cévenoles, 30 min de Montpellier.
• Desservi par les bus, le trambus T2 (remboursement possible à hauteur de 75% de l'abonnement à un service de transport en commun), application de covoiturage du CHU et parking dédié
• Accès aux vélos en libre-service de Nîmes Métropole "NemoVélo" avec une station présente sur le site de Caremeau

Votre profil :

• Vous détenez un BTS Assistant(e) de direction ou un diplôme équivalent
• Vous connaissez l'outil informatique et les logiciels de bureautique

Vos compétences :

• Vous faites preuve d'autonomie et avez le sens de l'initiative
• Vous savez utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, C-Page, Outlook…).
• Vous êtes capable de filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ou mails
• Vous savez définir et réaliser un plan de classement
• Vous êtes capable de rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, mail, compte rendu, procès-verbal, dossier, …)
• Vous savez travailler en équipe et êtes doté(e) d'un bon sens relationnel
• Vous êtes capable d'apporter appui et soutien auprès de l'équipe administrative
• Vous savez vous exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
• Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité et respectez l'obligation de réserve