Adjoint en gestion administrative de la VAE FH

Informations générales

Organisme de rattachement

Université de Toulouse Jean Jaurès  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Localisation

Toulouse Cedex 09

Intitulé long de l'offre

Adjoint en gestion administrative de la VAE FH - SFCA

Date limite de candidature

20/02/2026

Employeur

Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Ressources Humaines - Assistante / Assistant de formation

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Adjoint en gestion administrative de la VAE FH - SFCA

Descriptif de l'employeur

L'Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d'arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.

Outre le campus Mirail à Toulouse, l'Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l'international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).

L'université accueille plus de étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de m2 de surfaces bâties.

Les Ressources Humaines de l'Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s- et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l'établissement s'élève à 190 M€.

Descriptif du service

La mission du Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d'animer pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.

Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation.

Le SFCA est constitué de 34 agents ; il accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an.

Vous intègrerez une équipe de 9 agents et serez rattaché-e hiérarchiquement à la Responsable du secteur FTLV

Description du poste

1/ Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE. :

• Accueillir et informer le public relevant du dispositif de la VAE.
• Gérer les adresses de messagerie et la plateforme France VAE afférentes au pôle VAE.
• Guider les candidats dans la construction de leur dossier de demande de recevabilité et vérifier la recevabilité administrative des candidats.
• Assurer la mise en relation des candidats avec les enseignants référents ainsi que le suivi.
• Effectuer un travail collaboratif avec les collègues du pôle validation des acquis et les enseignants.
• Informer et orienter les futurs stagiaires sur les possibilités de financements pour la mise en place d'un accompagnement et du jury.
• Participer aux journées portes ouvertes de l'établissement, aux salons/forums de l'emploi.

2/ Effectuer la gestion administrative et le suivi des dossiers stagiaires :

• Réceptionner et vérifier la conformité des dossiers de recevabilité des candidats.
• Développer le réseau interne du pôle en recherchant les enseignants référents VAE, les sensibiliser à la démarche VAE et transmettre les dossiers de demande de recevabilité dans les composantes pédagogiques.
• Transmettre les avis de recevabilité.
• Assurer la mise en place administrative des jurys et transmettre, en fin de procédure, les décisions aux candidats.
• Saisir les inscriptions administratives sur Apogée.
• Suivre l'édition des cartes MUT en lien avec la Direction de la Scolarité ou les éditer et les envoyer aux stagiaires. Établir et délivrer des attestations.
• Actualiser des bases de données et participer à la création et à l'évolution des documents.
• En collaboration avec l'équipe du pôle, gérer les demandes de devis et autres documents annexes / dossiers d'inscription conduisant à la mise en place des contrats/convention à éditer et transmettre aux candidats.
• Aider à la facturation.
• Saisir et suivre les données dans les divers outils spécifiques à l'activités : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF

Descriptif du profil recherché

Savoirs  :

• Connaissance de l'université, de son fonctionnement
• Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle
• Connaissance de la diversité des publics
• Connaitre l'environnement et les réseaux professionnels
• Techniques documentaires

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délais
• Accueillir les populations concernées
• S'exprimer de façon claire et concise
• Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
• Utiliser les outils spécifiques à l'activité (FCA Manager, Apogée, EDOF, France VAE, Sphinx)
• Utiliser des techniques de gestion administrative
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Enregistrer et classer les documents

Savoir-être :

• Capacité relationnelle d'écoute et de conseil
• Sens de l'organisation et rigueur
• Capacité d'initiative et d'autonomie
• Réactivité
• Travail en équipe

Conditions de diplômes : BEP/CAP minimum

Expérience requise  : 1 an sur des missions similaires

Temps plein

Non

Rémunération contractuels (en € brut/an)

900 à 920€ bruts/mois

Informations complémentaires
Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Haute Garonne (31)

Géolocalisation du poste

5 Allée Antonio Machado Toulouse Cedex 09

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

31/03/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

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