Gestionnaire scolarité et pédagogie

Entreprise

Elle compte étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d'exercice : UFR LLSH, Campus universitaire d'Orléans la Source

Prise de poste : Poste à pourvoir en mars 2026

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels, temps plein

Poste

Mission

Au sein de l'UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'Université d'Orléans, votre mission consiste à accueillir, informer et renseigner les enseignants et les étudiants au niveau pédagogique et les orienter vers le bureau adéquat si besoin.

Vous participerez à la campagne des inscriptions administratives (IA, PJWEB, transfert accueil, VAEP, etc.) et vous assisterez la responsable du bureau dans la préparation des examens

Activités principales

Sous la responsabilité du responsable de la scolarité administrative vous serez amené à :

- Accompagner les étudiants : les recevoir, les conseiller et les accompagner dans leurs démarches administratives, les orienter vers le bureau adéquat si besoin.

- Diffuser des informations d'ordre pédagogique ou pratique par tout moyen (affichage, messagerie). Cette mission est

assurée en alternance au sein du secrétariat pédagogique et de la scolarité afin que l'accueil aux usagers soit assuré 5j par semaine

- Accompagner les enseignants dans leurs tâches pédagogiques.

- Adresser les listes de diffusion des étudiants aux enseignants et si besoin les accompagner dans l'envoi des mails aux listes d'étudiants.

- Gérer les clés des salles spécialisées (informatiques), des casiers et des bureaux enseignants.

- Préparer les sorties terrain avec les enseignants (demandes de devis et de réservation, liste des présents).

- Gérer les absences des étudiants (justificatifs) et informer le Bureau des Licences avant les jurys des semestres.

Sur demande des enseignants, remettre les copies des contrôles continus à l'étudiant concerné sur présentation de sa carte d'étudiant

- Assister les enseignants dans leurs tâches administratives et logistiques liées à la formation : distribuer leur courrier, diffuser des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de l'UFR.

- Informer le bureau du personnel enseignants des absences d'enseignants et en informer les étudiants concernés.

- Participer à la logistique de préparation de réunions. Participer aux réunions de départements. Saisir, mettre en forme, éditer, diffuser des documents (relevés de décision comptes rendus. Informer le responsable administratif des problèmes rencontrés. Classer et archiver des documents (courriers, livrets etc.).

En complémentarité de l'opérateur logistique, relire et contrôler les demandes d'envoi d'impression des enseignants à la société de reprographie extérieure. Assurer l'interface entre le service de reprographie et l'UFR.

- Récupérer les travaux de reprographie et les distribuer dans les casiers ou bureaux des enseignants.

- Préparer les sessions d'examens de la licence professionnelle de cartographie en lien avec le responsable de la formation : gestion des sujets, élaboration du planning, des PV d'épreuves et des listes d'émargement, prévoir les surveillances.

- Participer à la campagne de préparation des examens de l'UFR : PV d'épreuves – préparation des convocations aux examens et participer aux permanences.

Venir en appui de la scolarité administrative lors des pics d'activité :

Participer à la campagne « Etudes en France » (mars - avril) Licences et Masters.

Gérer la campagne de réorientation des L1 en relation avec la DOIP ainsi que le suivi de la campagne des demandes de césure avec la DOIP.

Participer à la campagne des inscriptions administratives de juin à septembre.

Gérer les demandes de validation d'acquis (VAPP) et les demandes de transferts de départ des étudiants.

Profil

Formation et expérience professionnelle

Formation en lien avec la gestion pédagogique/administrative

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel)

La connaissance du logiciel Apogée est un plus

Compétences et qualités requises

Savoir respecter un planning.

Savoir gérer le contact direct avec le public.

Savoir travailler en équipe.

Informer son supérieur hiérarchique des difficultés rencontrées et savoir rendre compte.

Faire preuve de qualités relationnelles.

Maîtriser l'expression orale et les techniques de l'accueil. Savoir hiérarchiser des tâches

L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

Contact :

Contact : Christine Menino