Apprentissage assistant de direction

L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure :

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l'Institut. Ce faisant, il organise la valorisation des emplois et des compétences des personnels, ainsi que l'optimisation des conditions de travail. Il s'appuie sur les responsables ressources humaines régionaux qui assurent une gestion de proximité.

Mission principale :

Au sein du département des Ressources Humaines, sous l'autorité de l'assistante de Direction, vous aurez pour mission d'assurer un appui administratif et logistique dans la gestion du

secrétariat du département des Ressources Humaines. Vous devrez également gérer les relations internes et externes et seconder l'assistante de direction dans le traitement d'informations nécessaire à la préparation de dossiers spécifiques.

Activités principales:

• Traiter les contacts des responsables : gestion du planning, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
• Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes
• Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations
• Concevoir et mettre en forme des supports de réunions, séminaires
• Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision
• Faire circuler l'information tant en interne qu'en externe
• Constituer et gérer un fonds documentaire administratif
• Rédiger des courriers et des documents administratifs
• Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels
• Engager les diverses commandes sur l'outil de gestion financière, et assurer le suivi des factures
• Aide au suivi du budget de fonctionnement du département

Connaissances :

• Maîtriser Word, Excel, Power Point
• Maîtriser l'orthographe et les techniques rédactionnelles

Savoir-faire :

• Adapter son discours à son interlocuteur
• Planifier un travail, prioriser, et gérer les urgences

Aptitudes :

• Posture professionnelle attendue
• Sens du dialogue et de la communication
• Sens de l'acceuil
• Curiosité
• Discrétion professionnelle
• Rigueur, méthodologie et sens de l'organisation
• Autonomie, adaptabilité
• Capacité à travailler en binôme

Niveau de diplôme requis

BAC

Niveau de diplôme préparé

BTS SAM, DUT secrétariat ou assistanat

• 32 Conges Annuels
• Restauration collective subventionnee sur place
• Comite d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
• Transports publics rembourses partiellement