Adjoint en gestion administrative

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo :

L'Université du Temps Libre, UTL, service commun d'Aix Marseille Université, a pour mission générale de diffuser et de transmettre des savoirs, des connaissances et de la culture scientifique à travers des programmes d'enseignement non diplômants, sans condition de diplôme et ouverts à tous. Elle est également un outil de valorisation et de rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.

L'UTL accueille du public sur deux sites : à Aix-en-Provence au Cube sur le Campus Schuman et à Marseille au cœur du centre-ville, qui présentent chacun chaque année une centaine de programmes d'enseignement ainsi qu'un programme annuel de conférences. ( )

Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix en Provence ; l'équipe en place se compose de 2 agents qui accueille et accompagne 15000 personnes par an.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Missions

Activités principales :

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante, et les tâches habituelles de secrétariat de la scolarité pédagogique et administratif
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure : accueil téléphonique, accueil physique (public, enseignants…), mails …courrier
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : inscription des adhérents, installation et suivi du matériel pédagogique,
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) et diffuser
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée …), élaboration de statistiques
• Assistance à l'équipe : élaboration des plannings d'intervention, collecte et mise en forme des contenus de cours, organisation de réunions ….
• Participer aux campagnes d'inscription et évènements organisés
• Planning des salles, tenue des absences
• Classer et archiver des documents
• Appliquer et respecter la réglementation imposée
• Appui technique : site web, tableaux d'affichage et télédiffusion

Conditions particulières d'exercice :

Le contexte de travail requiert adaptabilité et réactivité aux besoins du public, à l'évolution des outils de gestion et de formation. A plusieurs moments de l'année, l'intensification des taches et la demande de réactivité conséquente pourront créer un contexte de pression. Possibilité d'amplitude horaire importante.

L'équipe est soudée autour d'une vision partagée de la mission, d'une motivation commune et une communication fluide entre chacun des membres. La diversité des thèmes de formation et du public crée un environnement dynamique et stimulant. La taille très humaine des équipes permet implication et valorisation.

Positionnement hiérarchique :

Aux côtés de l'équipe UTL site d'Aix en Provence, et en articulation étroite avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances et savoirs :

• Très bonne maîtrise de l'outil informatique général et de l'élaboration de documents
• Techniques d'accueil (téléphonique, physique) et relationnel
• Très bonne maîtrise de la langue française
• Travailler en équipe
• Polyvalence

Savoir-faire :

• Accueillir
• Suivre
• Rédiger
• Classer
• Rendre compte
• Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques

Savoir-être :

• Sens de l'accueil et de l'écoute
• Autonomie et disponibilité
• Rigueur et réactivité
• Sens de l'organisation
• Adaptabilité et curiosité
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Adjoint en gestion administrative - F/H
  

## Structure

Services Communs - UTL

## Localisation

Aix-en-Provence

## Campus

AIX

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

C

## Corps du poste

ATRF

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ5X41 - Adjoint-e en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Pilotage administratif

## Niveau d'Etudes

BEP / CAP

## Niveau d'Expérience

Débutant

## Télétravail

OUI

## Date de publication de l'offre

Lundi 17 novembre 2025

## Prise de poste

Vendredi 2 janvier 2026

## Durée du Contrat

12 mois

## Rémunération Brute

€ (Euros) par mois