Gestionnaire administratif et financier

À propos de nousPluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».MissionL'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et financier (F/H) au sein de la direction des relations internationales (DRI)- Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion administrative, budgétaire et financière de la Direction des relations internationales (DRI) composée de 8 agents administratifs et d'1 enseignant.1. Assurer la gestion administrative :Rédiger des actes administratifs : décisions, compte rendu de réunion et de commissionParticiper à la rédaction des conventions de partenariats nationaux et veiller à leur exécutionRédiger des dossiers de demande de subventionSuivre des contrats et des projets subventionnés : respect des calendriers, contrôle de la qualité d'exécution des projetsRédiger des bilans d'activités et des enquêtes ministérielles et européennes (MESR, ERASMUS+)Veiller au calendrier des instances décisionnairesParticiper à l'organisation d'évènements universitaires : évaluation des besoins, organisation et contrôle de la logistiqueÉvaluer les besoins matériels de la Direction, y compris pour l'installation du personnelGérer les stocks et les dossiers logistiques2. Assurer la gestion budgétaire :Participer à l'élaboration du budget annuel et au suivi de l'exécution budgétairePréparer les ajustements budgétaires et les travaux de fin d'exerciceContrôler régulièrement le budget avec la DFACIGérer les budgets liés aux bailleurs de fonds : Erasmus+, MESR, CVEC, autres subventionneursGérer des budgets sur projets : contrat d'objectif, de moyens et de performance de l'UTLN, autres appels à projets3. Assurer la gestion financière :Saisir des commandes d'achat et contrôler les engagements sur le logiciel de gestion comptable SIFACContrôler les pièces justificatives des dépenses et recettesContrôler la conformité des opérations avec la politique achat et les règles comptables de l'établissementContrôler et enregistrer les états de services faitsSaisir des commandes de vente et des objets de gestion recettes (demande de titre de recette d'avance, de reversement sur commande de vente, annulation ou réduction de recettes, liquidation directe)Se coordonner avec l'agence comptable (service facturier, dépenses, recettes) et la DFACI (budget, marchés)Gérer la carte achat4. Participer à la gestion des ressources humaines :Saisir les heures de l'enseignant sur SAGHE et participer à la gestion des contrats de l'enseignant FLEAider au secrétariat pédagogique de l'enseignant de FLE: contrôle des plannings de formation et des heures d'enseignement, enregistrement sur HYPERPLANNING.Encadrer des emplois étudiants, service civique, volontaire européen et stagiaire : saisie des heures (GEHENNE,SOPRANO), édition de l'état des services faits, mise en paiement des heures, contrôle des emplois du temps.Valider les ordres de missions sur le logiciel NOTILUS FCMContrôler les justificatifs des missionsContraintes particulières :Possibilité de travailler en dehors des heures de bureauEncadrement : OuiInformations complémentaires :Catégorie et corps : B - TechnicienEmploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42Structure d'affectation et localisation : Direction des relations internationales (DRI) - Campus de la GardeHygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jourEmploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TECHRémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1 556 €Date de prise de fonctions souhaitée : 05/01/2026Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellementProfilDiplôme minimum requis pour un agent contractuel : BaccalauréatConnaissances :Connaissance des modes de fonctionnement des universitésTechniques d'élaboration de documents administratifsConnaissance des règles et techniques financièresTechniques d'accueil téléphonique et physiqueCulture internetLangue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)Compétences opérationnelles :Savoir organiser, planifier et prioriser ses tâches dans un calendrier complexeRédiger des documents, rapports, synthèse, notes de cadrage et assurer leur présentationConseiller et aider à la décision : accompagner la direction dans l'analyse des dossiersMaitriser les outils bureautiques et être à l'aise dans l'utilisation des plateformes administratives universitaires (Apogée, SIFAC, Hyperplanning, SAGHE, Notilus)Travailler en équipeCompétences comportementales :Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriserAdaptabilitéAisance relationnelleEsprit d'analyse et capacité à prendre des décisionsDiscrétion et sens de la confidentialité dans le traitement des données sensiblesOuverture interculturelle et curiosité à l'internationalDate limite de candidature : 30/11/2025