Chef de service administratif

À propos du poste

L' Association Les chemins de l'Eveil, recherche un ou une Chef de Service administratif pour rejoindre ses établissements. En tant que responsable ou responsable, vous serez en charge de la gestion quotidienne du service, de la coordination des équipes et de l'organisation administrative afin d'assurer un fonctionnement optimal.

1. Missions

2. Collecte et analyse les flux financiers des établissements médico sociaux.

3. Etablit des documents comptables et budgétaires conformes aux procédures administratives et financières de l'association et de la législation.

4. Suit et gère l'administration du personnel.

5. Responsabilité

6. Restituer les informations dans les délais et sous une forme exploitable ;

7. Responsabilité de la gestion du personnel et de la gestion comptable ;

8. Tenue des délais.

9. Contexte de l'intervention

Le chef de service administratif (H/F) est chargé de la gestion administrative des dossiers du personnel et de la gestion comptable et budgétaire de l'association. Il exerce ses missions sous l'autorité du (de la) directeur des établissements de l'association ou de son représentant.

Le chef de service administratif (H/F) est en lien fonctionnel avec la direction des ressources humaines et la directrice financière du siège de L'ESSOR. Il coordonne son intervention avec les salariés du service administratif des établissements de l'association.

1. Attributions

Gestion comptable et financière

Il contrôle :

• la préparation de la saisie factures et de leur affectation en comptabilité générale.
• la saisie des factures fournisseurs et clients ;
• la saisie des écritures de banque et de caisse ;
• le rapprochement bancaire ;
• le lettrage des comptes ;
• les comptes clients et fournisseurs avec le directeur et/ou les chefs de service et les justifie;
• le classement des pièces comptables
• la facturation auprès des caisses de la sécurité sociale
• la facturation et le paiement de la participation hébergement des personnes accompagnées
• les notes de frais ;
• les opérations de virement ponctuel ou permanent validé par le directeur.

Il suit et saisit :

• les opérations comptables patrimoniales ;
• les emprunts
• les écritures particulières
• les procédures et les outils relatifs à la bonne gestion des caisses et en contrôle son application.
• la répartition sur les différents dossiers comptables

Il est garant de :

• la clôture des comptes (préparation et passation des écritures d'inventaire, élaboration des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes, tenue du dossier de révision)).
• L'élaboration en lien avec le directeur, des dossiers des comptes administratifs et des ERRD de chacun

des établissements.

• l'analyse des dépenses de fonctionnement
• l'élaboration des tableaux de bord mensuels et trimestriels liés aux procédures associatives en lien fonctionnel avec les chefs de service.
• le suivi des immobilisations :
• l'élaboration en lien avec le directeur des budgets prévisionnels, des EPRD et des PPI de chaque établissement et prépare les dossiers correspondants à destination des financeurs.

Gestion des ressources humaines

Il contrôle :

• les déclarations, le suivi et le paiement des charges sociales ;

• la DSN ;

• la gestion des dossiers des salariés depuis la déclaration d'embauche jusqu'au solde de tout compte,

• la création des contrats de travail/avenants sur le logiciel de paie et sur Octime ;

• L'établissement de la paie et réalisation de toutes les formalités qui s'y attachent : les éléments variables de paie, l'édition et la cohérence des bulletins de paies, la déclaration et les paiements des déclarations sociales,

• le traitement des événements concernant la gestion du personnel, absences, maladies, congés divers en lien avec le(la) directeur(trice) et les adjoints(es) du dispositif ou de l'établissement,

Il assure et est le garant de :

• la déclaration de la taxe sur les salaires de l'association,

• le suivi de la gestion de la formation professionnelle,

• les tableaux de bord sociaux.

• la préparation de toute étude en lien avec la gestion des ressources humaines,

• le conseil à l'encadrement en matière de droit social

• du suivi des ETP et des recrutements en lien avec les directeurs

Management :

Le chef de service administratif encadre, anime et conduit l'équipe administrative comptable et RH :

• Il est à l'écoute de ses collaborateurs et s'en fait le relais auprès de l'équipe de direction

• Il réalise leurs entretiens professionnels ;

• Il fixe leurs objectifs, les évalue, les forme, les accompagne ;

• Il développe les compétences individuelles et collectives

• Il fait le relais des décisions de l'équipe de direction auprès de l'équipe comptable et RH

• Il s'assure du respect des conditions de travail de son équipe (amplitudes horaires, congés)

En cas d'absence d'un membre de son équipe administrative il peut être amené à le remplacer ponctuellement.

En lien avec les directeurs d'établissement, il suit l'activité de chaque établissement et les tableaux de bord de la performance

1. Compétences requises

2. Maîtrise des logiciels Comptafirst, FirstRH et Octime,

3. Applique les règles et principes de la comptabilité française et du droit du travail et conventionnel

4. Hiérarchise les tâches

5. Identifie les éléments d'explication aux écarts notamment budgétaires

6. Connaissance des règles fiscales et sociales

7. Sens des priorités, esprit d'analyse, savoir rendre compte, rigueur et méthode

8. Capacité de management

9. Formation requise :

Diplôme de niveau III, II ou I en comptabilité,

1. Marge d'autonomie

2. Adapte son emploi du temps en fonction des urgences et délais à respecter

3. Rend compte de ses missions, des difficultés qu'il rencontre à la direction et aux directions financière ou RH du siège de L'ESSOR le cas échéant

4. Salaire: convention collective 51: salaire de base 2700 euros, reprise d'ancienneté + primes

Nous attendons donc des candidat(e)s qui sauront allier leadership, organisation et sens relationnel pour assurer la réussite du service. Si vous souhaitez relever ce défi au sein d'une structure dynamique, n'hésitez pas à postuler.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 1 mois

Rémunération : à partir de 2 700,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En présentiel