Office Manager

Dans un contexte de forte croissance et de structuration de l'entreprise, l'Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège, la qualité de l'environnement de travail et la coordination des services généraux pour une population majoritairement composée d'ingénieurs en cybersécurité. Interlocuteur privilégié des collaborateurs du siège et relais des sites en région, il/elle contribue activement à l'expérience collaborateur, à la qualité de vie au travail et à l'image professionnelle de l'entreprise.

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vos principales missions seront les suivantes :

1/ Gestion des services généraux – Siège et coordination multisites

• Gestion quotidienne des locaux du siège : fonctionnement, entretien, sécurité, propreté, logistique

• Pilotage des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, accueil, fournisseurs divers…)

• Suivi des contrats, devis et budgets liés aux services généraux

• Coordination des besoins des sites en région en lien avec les relais locaux

• Contribution à l'organisation des déménagements, réaménagements et à l'optimisation des espaces de travail

2/ Accueil et vie de bureau

• Organisation de l'accueil des visiteurs, partenaires, clients et candidats

• Contribution à une expérience fluide et qualitative et sécuritaire dès l'arrivée sur site

• Gestion des fournitures de bureau, consommables et équipements du quotidien

• Pilotage de la gestion des goodies : choix des objets, relation fournisseurs, commandes et suivi des stocks

• Participation à l'amélioration continue du cadre de travail et de la vie de bureau

3/ Organisation d'événements internes et externes

• Organisation d'événements internes : petits-déjeuners, afterworks, moments de convivialité, team building, réunions d'équipe élargies, cocktails clients…

• Coordination logistique d'événements avec traiteur (devis, commandes, installation, suivi)

• Organisation ponctuelle d'événements à l'externe (réservations de lieux, restaurants)

• Interface avec les équipes internes pour comprendre les besoins et assurer une expérience fluide

• Gestion des calendriers, aspects logistiques et respect des budgets alloués

4/ Support aux équipes et aux fonctions centrales

• Interface avec les équipes RH, IT, Finance et Direction sur les sujets de fonctionnement du site

• Support logistique aux équipes internes (réunions, événements, formations)

• Contribution à l'onboarding des nouveaux collaborateurs sur leur accueil, les aspects matériels et pratiques (badges, leur équipements…)

5/ Santé, sécurité et conditions de travail

• Contribution à la mise en œuvre des règles de sécurité et de prévention sur site

• Suivi des obligations réglementaires liées aux locaux (affichages obligatoires, registres, conformité)

• Participation aux actions d'amélioration des conditions de travail et du bien-être au bureau

6/ Assistanat de Direction :

• Soutien administratif aux 2 dirigeants et/ou à l'équipe de direction

• Préparation de rapports, présentations et documents

• Organisation des voyages et des déplacements des directeurs

• Coordination des projets et des initiatives au nom des dirigeants

Périmètre et interactions :

• Interactions quotidiennes avec les collaborateurs du siège

• Relations régulières avec les managers et les équipes RH, IT, Finance

• Coordination avec de nombreux prestataires externes

• Rôle de référent services généraux et vie de bureau pour les sites en région

De formation supérieure, vous bénéficiez d'une expérience confirmée sur un poste d'Office Manager (ou équivalent), idéalement dans un environnement en forte croissance et/ou multisites.

Vous avez su développer diverses compétences telles que :

• Excellentes capacités d'organisation et de priorisation

• Sens du service et du collectif très développé

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

• Aisance relationnelle et communication efficace

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office / Google Workspace)

• Anglais courant

Les soft skills indispensables à la bonne tenue de ce poste sont :

• Proactivité et autonomie

• Sens pratique et orientation solutions

• Fiabilité, discrétion et professionnalisme

Une réelle appétence pour les environnements techniques et dynamiques est indispensable.

Ce poste est ouvert aux candidats en situation de handicap. Nous nous engageons à garantir un processus de recrutement équitable et à fournir les aménagements nécessaires pour favoriser leur intégration au sein de nos équipes.

L'ensemble des collaborateurs impliqués dans nos processus de recrutement ont signé et approuvé notre charte du recrutement éthique. Nous valorisons la diversité et pensons qu'elle fait partie intégrante de notre réussite collective. Nous sommes déterminés à promouvoir un environnement inclusif où chaque individu est respecté et valorisé. Nous encourageons les candidatures issues de différents horizons et nous nous engageons à éliminer toute forme de discrimination dans notre processus de recrutement et à garantir l'égalité des chances.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Entreprise en forte croissance dans un secteur stratégique et innovant (cybersécurité)

• Poste central, transverse et très opérationnel

• Impact direct sur l'expérience collaborateur et la vie de l'entreprise.

Chez I-TRACING nous sommes avant tout des passionnés de cybersécurité, mais pas uniquement

Choisir I-TRACING, c'est rejoindre une société :

• Qui fait du bien-être et de l'équilibre de vie de ses salariés une priorité, reconnue par le label Happy At Work

• Qui met en œuvre un accompagnement de proximité de chaque collaborateur par un manager technique, responsable d'une équipe à taille humaine. Celui-ci garantit le suivi de votre activité et le développement de votre carrière (plan de formation personnalisé, passage de certifications, évolution de carrière, mobilité interne).

• Qui vous ouvre des opportunités en France (Nantes, Lyon, Annecy & région parisienne) et à l'international (Montréal, Hong Kong, Malaisie, Suisse, Angleterre, Allemagne..)

• Dont l'expertise technique, l'engagement et le sens du service client sont reconnus sur le marché

• Aux valeurs fortes de cohésion, de curiosité, d'esprit d'initiative, de solidarité et de bienveillance

• Qui permet le financement de projets collaboratifs (teamstarter) pour animer le quotidien au travail et maintenir une ambiance chaleureuse.