Assistant de formation H/F

Présentation de la structure

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art...)

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son agence des Landes au lycée Robert Wlérick un(e) assistant(e) de formation pour effectuer un remplacement durant un congé maladie.

Contexte du poste :

L'Institut de formation des auxiliaires de puériculture (IFAP) et le centre sanitaire et social situés au lycée Wlerick à Mont de Marsan développent des actions de formation en en formation continue et en apprentissage dans le secteur sanitaire et social sur l'ensemble du département pour le GRETA CFA Aquitaine.

L'assistant(e) de formation contribue à la programmation pédagogique en fournissant un soutien administratif essentiel de la phase d'accueil jusqu'à la facturation.

• Il-elle participe à la planification des sessions de formation en coordonnant les plannings des formateurs et des apprenants.

• Il-elle contribue au suivi des ressources matérielles nécessaires à la réalisation des formations.

• Il-elle garantit la bonne organisation logistique des sessions de formation conformément aux orientations définies par la responsable / coordonnatrice pédagogique du dispositif.

Missions principales :

L'assistant (e) de formation effectue le suivi administratif des formations proposées.

• Il-elle réalise l'accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et information du public, inscription des participants, mise à jour des dossiers des participants.

• Il-elle participe à la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des documents pédagogiques, réservation de salles, mise à disposition du matériel nécessaire aux prestations de formation.

• Il-elle travaille sous la responsabilité de sa hiérarchie, en collaboration avec le coordonnateur pédagogique et le conseiller en formation professionnelle.

• Il-elle est en relation fonctionnelle avec les différents services du GCA (équipe pédagogique, équipe commerciale, comptabilité), les clients, les apprenants, les organismes financeurs et prescripteurs, les entreprises.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

• Accueil et recueil de la demande

 Assurer l'accueil physique et téléphonique

 Renseigner, orienter

 Transmettre les informations aux personnes concernées

 Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public

• Organisation de la prestation

 Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA Aquitaine et saisie sur les différents logiciels ou plateformes

 Elaborer les contrats de formation

 Préparer les dossiers d'accueil

 Elaborer les engagements de travail, conventions de sous traitance des formateurs

 Elaborer les attestations de formations

 Elaborer les émargements, suivre les assiduités, traiter les dossiers de rémunération

 Traiter la relation avec les financeurs

 Elaborer les documents de fin de formation

 En fin de formation, élaborer les attestations et questionnaires d'évaluation de satisfaction

• Participation à la démarche qualité en lien avec la correspondante qualité

 Contrôler les documents qualité et leur mise à jour

 Être force de proposition sur l'amélioration des processus

Les missions de l'assistant(e) pourront évoluer au regard des besoins et des modifications d'organisation et des nécessités de services.

Connaissances

 Connaître l'environnement de la formation professionnelle.

 Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, power point, google suite, messagerie électronique, internet)

Compétences requises

 Accueillir et diriger les demandes après avoir analysé les besoins

 Maîtriser les procédures administratives et de gestion

 Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse

 Savoir mener plusieurs activités en même temps

 Savoir rendre compte et communiquer

 Savoir gérer son temps et les priorités

 Être méthodique, organisé(e), rigoureux(se).

Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels

 Aisance rédactionnelle et relationnelle

 Esprit d'initiative, curieux et être autonome

 Sens de l'écoute et de l'accueil

 Savoir travailler en équipe

 Être dynamique et force de proposition

 Avoir des capacités d'adaptation.

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

 Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique

 Le chef d'établissement, responsable pédagogique est le proviseur du lycée Wlérick

 Le supérieur hiérarchique direct est la coordonnatrice d'agence

 Il/elle travaille avec la CFP, la responsable pédagogique de l'IFAP, la coordonnatrice pédagogique du dispositif sanitaire et social, les formateurs et l'ensemble des personnels de l'agence.

Formation

 BAC à BAC +2 dans le secteur administratif

 Expérience de la formation professionnelle appréciée

Statut : Contractuel

Salaire : Selon diplôme et expérience

Lieu d'activité : Lycée Robert Wlérick à Mont de Marsan

Type de contrat : CDD à temps complet à pourvoir dès que possible et ce jusqu'au retour complet de l'agent (période d'arrêt maladie).

Candidature à adresser à : agence--cfa- en joignant un CV et une lettre de motivation.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 2 mois

Rémunération : à partir de 20 790,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel