Assistant de formation H/F

L'Université Catholique de l'Ouest (UCO) est un établissement d'enseignement supérieur privé catholique, acteur de référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Forte d'une tradition d'excellence académique, d'un réel ancrage territorial et d'un réseau international de partenaires, l'UCO offre un cadre idéal à ses étudiants répartis sur 10 campus dans le grand ouest et outre-mer.

Le site d'Angers est le site fondateur avec plus de 7 500 étudiants et 420 collaborateurs, enseignants-chercheurs et personnels administratifs et techniques.

l'UCO recherche pour son Centre International d'Etudes Françaises (CIDEF) :

ASSISTANT à l'INTERNATIONAL (H/F)

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Missions

Rattaché(e) à la Directrice, vous serez en charge de la bonne gestion administrative du public d'une zone géographique déterminée. Vous contribuez également à la mise en œuvre des sessions de formation par des missions de gestion administrative des programmes et en accompagnant les étudiants étrangers dans leur vie universitaire (inscriptions, carte de séjour, logement, sécurité sociale, …).

Vous valorisez l'image du CIDEF en réalisant l'accueil physique et téléphonique des différents publics.

Par certaines actions de suivi de clientèle, vous participez à entretenir les bonnes relations avec les partenaires internationaux et français du CIDEF.

Activités

· Accueil et renseignements

• Assurer l'accueil physique, courriel et téléphonique, renseigner et orienter les différents publics

· Gestion administrative des sessions de formation

• Gérer les inscriptions des étudiants étrangers et les accompagner dans leurs formalités administratives (carte de séjour, sécurité sociale étudiante, dossiers OFII, logement, …)

• Organiser et assurer le suivi des cours à la carte (réservations des visites, logement, programme, accueil, repas …),

• Assurer la logistique des examens (réception des sujets, mise sous plis, éditions des listes, organisation des épreuves décalées ...),

• Saisir les notes des étudiants, organiser les jurys, éditer et envoyer les relevés de notes et diplômes,

• Assurer la gestion administrative des sessions de certification officielles (TCF…)

· Suivi des partenaires

• Transmettre les brochures et autres supports commerciaux,

• Gérer et mettre à jour le fichier clients (selon zone géographique) et assurer un suivi des contacts,

• Soutien à la préparation des déplacements de prospection,

· Suivi comptable des partenaires

• Réaliser la facturation (partenaires, clients…) et le suivi des règlements,

• Encaisser les frais de scolarité et les frais de séjour (pension, sécurité sociale, excursions-activités, livres …),

• Relancer les débiteurs

· Suivi Qualité

• Soutien administratif à la qualité des formations (envoi des questionnaires de satisfaction, compilation et coordination de la réception des données nécessaires aux audits de qualité)

A travers l'ensemble de ces activités, vous contribuez au développement du service et travaillez en mode collaboratif, dans un Open Space, auprès des autres assistantes.

Profil

Issu(e) d'une formation minimum de niveau bac+2 (type BTS Assistant de manager), vous justifiez d'une première expérience réussie dans un service à l'International (y compris dans le cadre d'un stage). Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre écoute, votre diplomatie, discrétion, patience et votre ouverture d'esprit vous permettant ainsi d'évoluer au quotidien dans un environnement multiculturel.

Une expérience professionnelle et/ou personnelle dans un contexte international est souhaitée.

Vous parlez couramment anglais et idéalement vous maitrisez une deuxième langue étrangère.

Une bonne maitrise de l'orthographe est attendue.

Rigueur, organisation et force de propositions dans un cadre défini sont des atouts indispensables pour réussir votre mission.

Proactif(ve), réactif(ve), vous faites preuve également de flexibilité dans ces activités qui requièrent de la polyvalence. Vous savez respecter les délais fixés.

L'utilisation des outils informatiques/bureautiques vous est familière.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 950,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel