Assistant-e adminitratif-ve polyvalent-e

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo :

Mission

À Polytech, Château Gombert, vous travaillez sous l'autorité de la Responsable du Pôle Secrétariat de Direction, contribuant ainsi au bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique du service des affaires générales. Vous collaborez étroitement avec l'équipe de direction, jouant un rôle d'appui transversal et assurant la continuité du service en cas d'absence de la personne responsable de l'assistanat de direction.

Missions et activités principales
1 — Appui au fonctionnement général de l'équipe de direction

• Gérer les agendas de l'équipe et assurer le suivi des échéances.
• Préparer les rendez-vous (dossiers, synthèses, documents).
• Assurer la gestion et le suivi du courrier.
• Gérer les stocks (fournitures, matériel courant).
• Gérer le planning de l'école (calendriers multiples) et proposer des ajustements.
• Organiser, alimenter et mettre à jour tableaux de bord et échéanciers.
• Rédiger et mettre en forme documents administratifs et supports divers (courriers, notes, comptes rendus, affiches, programmes, etc.).
• Participer à l'organisation d'évènements institutionnels ou de manifestations internes/externes.
• Assurer le suivi des télé-demandes liées à l'occupation des locaux.
• Réaliser les réservations de salles via le logiciel ADE.
• Sélectionner, traiter et diffuser les informations internes (site web, affichage…).
• Classer et archiver les documents dans les espaces partagés.

2 — Affaires juridiques et institutionnelles

• Organiser les conseils d'école, comités de direction et commissions statutaires, ainsi que le suivi des mandats associés.
• Rédiger et diffuser comptes rendus et délibérations.
• Coordonner l'ensemble des aspects logistiques nécessaires à la tenue des instances.
• Contribuer à l'organisation des élections (internes, établissement, fonction publique).
• Préparer les conventions d'occupation des locaux et documents associés (autorisations, notices sécurité…).
• Rédiger et assurer le suivi des conventions de l'école.

3 — Valorisation du patrimoine

• Accueillir les prospects et assurer les visites des locaux.
• Assurer le déroulement des manifestations (tournages, colloques, évènements divers) en coordination avec les services de l'école et de l'établissement.
• Préparer devis et conventions liés aux activités de valorisation.
• Contribuer au développement de l'activité (contacts, locations, coordination).

Conditions particulières d'exercice

• Déplacements fréquents sur l'ensemble des sites de l'école.
• Forte polyvalence demandée.
• Disponibilité selon les impératifs du service.

Profil
Compétences requises
Connaissances et savoirs

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Connaissances juridiques et administratives.
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

Savoir-faire

• Gestion des activités dans le respect des échéances et du calendrier prévu.
• Priorisation des tâches et gestion des pics d'activité.
• Rédaction de documents administratifs clairs et structurés.
• Adaptation aux situations variées et aux évolutions du service.
• Application rigoureuse des procédures internes.
• Analyse et traitement de conventions et documents juridiques.
• Travail en équipe et coordination avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise de soi et gestion du stress.
• Capacité à rendre compte de l'activité et des actions menées.

Savoir-être

• Sens de l'organisation.
• Rigueur et réactivité.
• Autonomie.
• Respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Assistant-e adminitratif-ve polyvalent-e - F/H
  

## Structure

Composantes - POLYTECH

## Localisation

Marseille

## Campus

ETOILE (ST JERÔME / CHÂTEAU GOMBERT…)

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

B

## Corps du poste

TECH

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Ressources Humaines

## Niveau d'Etudes

BAC

## Niveau d'Expérience

Tous niveaux d'expérience

## Télétravail

OUI

## Date de publication de l'offre

Mardi 2 décembre 2025

## Prise de poste

Dès que possible

## Durée du Contrat

12 mois

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