Responsable d'équipe back office

Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat.

Le Pôle Relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen rassemble 260 agents et différents services en lien direct avec les administrés. La satisfaction des montpelliérains constitue le fil rouge des missions du pôle engagé dans de nombreux chantiers d'amélioration de la relation aux usagers.

Rejoignez une équipe engagée, au sein du service de la Vie quotidienne.

Rattaché(e) au responsable de service adjoint chargé de l'unité hôtel de ville et des ressources humaines, vous pilotez l'activité du back office de l'Hôtel de Ville et assurez un rôle de coordination et de soutien de l'ensemble de l'équipe. Vous contribuez à la performance du service public en garantissant la qualité des traitements administratifs, la fiabilité des procédures, ainsi qu'une organisation fluide et sécurisée.

Ce poste requiert une expertise certaine dans les missions régaliennes du service - vie quotidienne - et/ ou une capacité à encadrer un accueil de proximité, ces compétences seront des véritables atouts pour réussir vos missions.

Management et coordination du back office :

• Encadrer et animer l'équipe back office : répartition des tâches, suivi de l'activité, évaluation annuelle.
• Veiller à la qualité et à la conformité de la production, dans le respect des délais du référentiel Qualivilles.
• Développer la polyvalence des agents et favoriser leur montée en compétences.
• Assurer une veille réglementaire pour les processus liés au back-office (CNI/passeport, attestation d'accueil, recensement citoyen, déclaration de syndicat professionnel-).
• Mettre à jour les outils documentaires : procédures, modèles, utilitaires.

Pilotage administratif et logistique :

• Suivre les indicateurs de fonctionnement et tableaux de bord.
• Rédiger les réponses complexes aux sollicitations des usagers.
• Superviser l'archivage annuel, la gestion des stocks et la commande de fournitures.
• Gérer les badges ANTS, sécuriser la conservation et la délivrance des documents officiels.
• Contribuer à l'élaboration du budget du service.

Coordination de l'unité Hôtel de Ville (en appui ou en l'absence du responsable)

• Participer à la gestion des plannings et à l'affectation des agents aux postes de travail (back et front office).
• Ouvrir les créneaux de RDV selon la stratégie définie en interne et les flux d'accueil.
• Intervenir en appui à l'accueil pour réguler les situations conflictuelles.
• Garantir l'ouverture/fermeture du site dans le respect des horaires et des protocoles de sécurité.
• Organiser les livraisons et transferts de titres entre sites.

Eléments spécifiques du poste :

• Travail en bureau
• Horaires spécifiques : ouverture du site de l'Hôtel de Ville au public jusqu'à 19h le jeudi
• Disponibilité et réactivité en fonction du niveau d'activité

• Interventions ponctuelles en front-office : résolution de conflits avec les usagers, conseil et assistance aux agents

• Grande disponibilité vis-à-vis des agents du service

• Garant de la bonne application de la démarche qualité

• Port de charges supérieures à 5 kg
• Déplacements ponctuels sur les autres sites d'accueil, à domicile ou établissements médico-sociaux (EHPAD, hôpitaux) / Permis B obligatoire

Savoirs

• Procédures de production de documents administratifs
• Démarche qualité (Qualivilles)
• Techniques d'accueil et de régulation
• Outils bureautiques et informatiques
• Organisation et fonctionnement de la collectivité

Savoir-faire

• Animer et manager une équipe
• Adapter et organiser les services d'accueil et les missions des agents dans un objectif de proximité
• Garantir la fiabilité des actes et des prestations délivrées au regard de la règlementation en vigueur
• Assurer une veille règlementaire et adapter les procédures du service en fonction des évolutions

Savoir-être

• Fortes qualités relationnelles,
• Sens de la hiérarchie,
• Autonomie, rigueur et organisation,
• Réactivité, capacités à la prise de décision
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité,
• Diplomatie,
• Force de proposition

Ville de habitants au cœur d'une métropole de habitants.

7ème Ville de France classée parmi les plus dynamiques.

Merci de candidater directement sur le site de la Ville de Montpellier en cliquant sur le lien ci-dessous et en sélectionnant l'intitulé du poste visé.