Office & Administrative Assistant (People & Finance)

il y a 6 jours

Rue du Faubourg SaintJacques Paris France Generare Bioscience Temps plein

We are looking for a versatile and highly organized Office & Administrative Assistant to support Finance and People Operations on a day-to-day basis.

This is a key execution and support role : you will be the point of contact for everything that makes the company function daily, from lab supplies to finance administration and HR documents. This role is ideal for someone who enjoys multitasking, thrives in dynamic environments, and wants to play a key role in supporting the internal engine of a deeptech biotech startup.

This role focuses on execution, ensuring that administrative, finance and HR processes run smoothly, consistently and without friction. You will work mainly with the Operations team, the Lab Manager, and external partners (accountant, suppliers).

Key Responsibilities

Procurement & Lab Supplies

  • Place and manage orders for lab consumables and small equipment, as well as general office supplies, in close collaboration with our Lab Manager.

  • Track deliveries, lead times, and supplier follow-up to ensure smooth daily operations and avoid stock-outs.

  • Maintain visibility on purchasing needs and continuously improve purchasing routines and tools.

Finance Operations & Accounting Support (Pennylane)

  • Ensure day-to-day administration of Pennylane, our finance and invoice management tool.

  • Track the full lifecycle of supplier and client invoices (collection, validation, payment follow-up).

  • Support accurate bookkeeping and monthly closing in collaboration with our external accountant.

  • Contribute to basic budget tracking and supplier payment visibility when needed.

Administrative & Legal Compliance

  • Support the preparation, organization, and filing of standard contractual documents

  • Ensure key administrative processes remain compliant, well-organized and easily auditable.

HR & People Operations Support

  • Support the administrative management of employees: contracts, absences, benefits (health insurance / pension plans).

  • Contribute to onboarding/offboarding coordination (documents, checklists, admin tasks).

  • Help maintain clean and up-to-date employee documentation.

Executive & Team Support

  • Provide occasional support for agenda coordination, team logistics, and key operational tasks for the leadership team.

  • Handle incoming/outgoing correspondence and administrative follow-ups.

  • Support the organisation of small internal events, travel, or external meetings when needed.

Why Join Us?

  • Impact : Be part of a mission-driven biotech startup shaping the future of drug and agri-tech discovery

  • Culture : A permanent position (CDI) in a kind, ambitious and international team, where your contribution directly improves the company's internal structure and pace.

  • Environment : Work in the heart of Paris, with modern facilities and flexible team culture

  • Hybrid work possible, depending on operational needs

  • As Et/ou Amp

    il y a 1 semaine

    Saint-Florentin, France EHPAD LES HORTENSIAS Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** AS et/ou AMP **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Etablissement de 2018 recherche des AS et/ou AMP, conditions de travail dans un environnement agréable, toutes les chambres sont équipées de rails de transfert. Etablissement comprenant une Unité Alzheimer, un espace...

  • Aes - Amp

    il y a 6 jours

    Saint-Rémy, France PEP71 Temps plein

    SERVICE CONCERNÉ: Pôle Autisme PEP71 - Dispositif Répit de l’IME Orbize: Dispositif à destination d'enfants-adolescents, présentant un handicap reconnu par une notification CDAPH en établissement ou service médico-social, pour lesquels s’exprime: - soit une prise de distance avec leur environnement habituel et un accompagnement spécifique - soit...

  • Aes - Amp

    il y a 5 jours

    Saint-Rémy, France PEP71 Temps plein

    MISSIONS: - Aider les élèves dans les activités quotidienne, comme l’alimentation, l’hygiène et les déplacements, tout en veillant à leur sécurité et bien-être. - Favoriser l’intégration des élèves au sein de l’école en facilitant les interactions avec leurs pairs et en participant aux activités sociales et de loisirs - Collaborer avec...

  • As- Amp/aes Fam Alpages

    il y a 6 jours

    Saint-Laurent-du-Pont, France CENTRE HOSPITALIER - Service médecine et SSR Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** AS- AMP/AES FAM ALPAGES **CONTRAT** CDI; Mutation **DESCRIPTIF** PAV MATINIERE-PERTUIS /USLD-EHPAD **PERSONNE À CONTACTER** **ETABLISSEMENT** CENTRE HOSPITALIER - Service médecine et SSR 280 chemin des Martins 38380 Saint Laurent du Pont

  • Assistant Middle-office gestion privée

    il y a 1 jour

    Paris, France Fed Finance Temps plein

    Je suis Argantael Léhart, consultante au sein de FED Finance - Finance de marché et Private Equity. Je recherche actuellement une(e) Assistant(e) Middle-office gestion privée. Je suis Argantael Léhart, consultante au sein de FED Finance - Finance de marché et Private Equity. Je recherche actuellement une(e) Assistant(e) Middle-office gestion privée....

  • AMP (H/F)

    il y a 15 heures

    La Boissière-du-Doré, France TEMPORIS Temps plein

    Entreprise :Votre agence d'emploi en CDI ou en Intérim Temporis NantesDescription du poste :Parler entre pro de la santé, c'est mieux ! Viens nous rencontrer à l'agence : nous sommes soignants comme toi ! Tu as des aptitudes reconnues dans l'accompagnement des personnes en situation de handicap ? Ça tombe bien, nous avons une offre aux petits soins pour...

  • As/amp Diplome D'etat

    il y a 6 jours

    Paris 20e, France EHPAD COS HOSPITALITE FAMILIALE Temps plein

    **UNIQUEMENT AS, AMP DIPLOMES D'ÉTAT** Ehpad de 112 lits sur 5 étages dont 2 unités sécurisés de 14 lits et 3 unités classiques de 28 residents. Faisant partie d'une fondation anciennement association à but non lucrative. Convention 51. **Travail de jour en 12h avec 2 heures de pause non rémunérées et un weekend sur 2 travaillé**. Nous...

  • People Officer

    il y a 22 heures

    Paris, France MediaGeniX Temps plein

    When you are enjoying content on TV, radio, smartphone, tablet or PC, you are also watching the works of the team that helps put that content right there. The mission of Mediagenix is to enable renowned media companies (e.g. BBC, Disney, Discovery, Paramount) worldwide to bring content to the viewer in the most efficient and future-proof way with the help of...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 3 jours

    Paris 1er, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 1er et spécialisé dans le domaine de la finance, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F.** **Votre fonction**: Véritable soutien à l’office manager, vous serez en...

  • Aes /amp

    il y a 3 jours

    Saint-Galmier, France HOPITAL MAURICE ANDRE SAINT GALMIER Temps plein

    L'HOPITAL MAURICE ANDRE de St Galmier, 50 lits USLD et 206 lits d'EHPAD recherche pour son service ANIMATION 1 AMP ou AES (nouveau diplôme ou structure collective) pour le remplacement d'un agent d'animation. Temps plein - CDD 6 mois susceptible d'être reconduit en fonction de l'absence de l'agent à remplacer. Poste à pourvoir en janvier 2025 Permis B...