Assistant administratif et financier temporaire

Le poste de Assistant administratif et financier temporaire (H/F) La Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) est une direction « ressources » qui a en charge les opérations d’investissement, de maintenance et de logistique sur le patrimoine bâti, propriété de la Région (lycées, services, patrimoine bâti non concédé des ports et des voies navigables, archives de la Région…). Elle est structurée autour d’une directrice, deux adjoint.es, 2 pôles et sept services :
- Le pôle analyse des risques (PADR),
- Le pôle coordination (POLCOO),
- Le service de l’expertise technique et de la programmation (SETEP)
- Le service fonctionnel de l’immobilier (SEFI)
- Le service de la stratégie foncière et de la gestion foncière et de la gestion domaniale (STRAT) ainsi que quatre services immobiliers, ces derniers étant positionnés dans les espaces territoriaux régionaux à Brest (29), Lorient (56), Saint Brieuc (22) et Rennes (35). Le service immobilier 22 intervient sur 21 lycées publics ainsi que sur le patrimoine tertiaire régional présent sur le territoire du Département des Côtes d’Armor (locaux des services, IFSI/IFSP, Port du Légué, Etablissement de Service Jeunesse…). L’assistant.e administrati.ve et financier.
ère du service immobilier est rattaché(e) au.
à.la chef.fe de service et intervient sur l’ensemble des domaines administratif, comptable et achat du service en lien avec les services centraux (service fonctionnel et le pôle coordination) Votre rôle : 1
- Suivi administratif et budgétaire Â
· Assurer la gestion administrative et financière du service immobilier en lien avec les assistantes administratives du service immobilier et du SEFI Â
· Participer au processus de préparation budgétaire avec le responsable du service immo, son adjoint.e et le SEFI Â
· Participer à la préparation de la Commission Permanente (affectations de crédits) en lien avec le.la référente du programme budgétaire concerné au service fonctionnel Â
· Suivi des notes décisionnelles préalables à la prise de décision en collaboration avec les agents techniques du service, pour les opérations d’investissement et de maintenance du service immobilier (hors opérations de mandat) 2
- Sur le champ des achats et de la commande publique : Â
· Définir, organiser et planifier les programmes d’achats communs pour l’investissement et la maintenance en lien avec le pôle achats juridique de l’immobilier (PAJI) Â
· Conduire les procédures d’achats non formalisées pour le service immobilier (marchés en procédure adaptée et exécution des accords-cadres). Au-delà d’un certain seuil, ces procédures sont conduites en lien avec le PAJI Â
· Assurer l’exécution administrative des marchés en procédure adaptée et les commandes (marchés subséquents, bons de commandes de accords-cadres); Â
· Assurer la gestion comptable des marchés publics nécessaires à l’activité du service immobilier 3
- Sur le champ des engagements et paiements des commandes et du suivi financier des crédits utilisés par le service : Â
· Coordonner et assurer le suivi des commandes et du paiement des factures après vérification du « service fait » ; Â
· Réaliser le suivi budgétaire et comptable des crédits (affectés, engagés, mandatés) dans Grand Angle et s’assurer du respect des délais de paiement ; 4
- Sur le champ du rendu-compte et de l’organisation du service : Â
· Rendre compte régulièrement de l’état des dépenses engagées par le service ; Â
· Tenir à jour des indicateurs financiers et administratifs de suivi de l’exécution des marchés et des commandes ; Â
· Participer aux réflexions du service sur la mise en place des outils, procédures, et mettre en Å“uvre la transversalité nécessaire au partage des pratiques entre le service et les services centraux sur les aspects administratifs, budgétaires et comptables des opérations d’investissement et de maintenance ; Â
· Sensibiliser les agents du service aux règles et procédures comptables et financières et de commande publique. Â
· Assurer l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier du service immobilier dans le cadre de la continuité du service. A titre occasionnel Â
· Participer à des événements impliquant le service (réunions de service, de la direction, groupes projets, communauté administrative…) et aux réflexions du service et de la direction sur la mise en place des outils, procédures et mettre en Å“uvre la transversalité Â
· Rechercher, collecter, diffuser des informations relatives au service immobilier et à la DIL ; Â
· Au titre de la continuité de service, apporter un soutien à l'assistant·e administratif du service (participation à la préparation de bons de commande pour les EMAT, de marchés publics, de PV de réception, au suivi des dépenses d’investissements et de fonctionnement… et/ou assurer ponctuellement l’intérim de l’assistant·e administratif·ve et financier·ère d’un autre service de la direction). Durée du contrat : 4 mois Grade : rédacteur Rémunération : 1 751.99 euros nets mensuels Prise de poste : début novembre Entretiens au fil de l&a