Assistant de Direction CDD H/F

CAF DU VAR Vous souhaitez rejoindre un organisme innovant, performant et contribuer à la qualité de service rendu aux usagers ? La CAF du Var gère un peu plus de 215.000 allocataires avec un effectif global moyen annuel de 550 salariés et contribue à des missions de service public. Les Allocations familiales ont deux missions prioritaires en versant des prestations légales et en soutenant le développement de services sur les territoires : aider les familles dans leur vie quotidienne en facilitant l'articulation vie privée et vie professionnelle mais aussi développer la solidarité envers les plus vulnérables. Ainsi, la CAF intervient dans 4 grands domaines : la petite enfance, l'enfance et la jeunesse, la solidarité et l'insertion, le logement et le cadre de vie. Dans le cadre d'un surcroit temporaire d'activité, nous recherchons un ou une assistant(e) de direction (H/F) en CDD de replacement pour intégrer le cabinet de direction. Description du poste - Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, documents et comptes-rendus de réunions - Gérer le courrier de la direction (réception, tri, distribution, expédition) - Organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements, en interface et en coordination avec l'ensemble des directions ou des partenaires externes, - Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires aux Agents de Direction - Gérer les relations internes et externes de l'Agent de Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques) - Assurer la préparation et le suivi de dossiers spécifiques et de supports pour les interventions / réunions - Assurer le secrétariat des instances relatives aux relations sociales - Tenir à jour la base de données partenaires - Réaliser les achats et commandes liés à l'organisation de toutes cérémonies, réunions, séminaires, commissions, départs en retraite, funéraires Profil recherché Vos compétences Savoirs: - Connaître l'essentiel de son environnement, de l'organisation et des dossiers en cours - Connaître les partenaires habituels du service. - Connaître les procédures internes de l'organisme - Connaître les techniques de prise de note - Connaître les règles d'archivage Savoir-faire : - Mettre en oeuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique - Orienter les personnes vers le bon interlocuteur - Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée - Réaliser des documents en respectant les règles de présentation - Utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques et nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings - Organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances - Coordonner les informations - Réaliser des comptes - rendus de réunion - Rédiger seul des documents (courant, complexe, à enjeux) Savoir-faire relationnel : - Présenter une image positive du service et de l'organisme - Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes - Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs - Rendre compte à sa hiérarchie - Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique - Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur - Discerner les informations confidentielles de celles diffusables Votre formation Niveau Bac +2 / Bac +3: assistanat de direction, assistante de gestion, secrétariat Une expérience dans l'exercice du métier serait appréciée Informations complémentaires Prise de fonction : dès que possible Lieu d'exercice : Toulon La Loubière Rémunération : 2107.80 euros brut mensuel (niveau 4B) Volume horaire: 36h Contrat: CDD de 5,5 mois Avantages : horaires variables, ticket restaurant d'une valeur faciale 11.52€ pris en charge à 60% par l'employeur, prime de crèche, forfait mobilité durable Contact Merci de transmettre vos éléments de candidatures (CV+LM) via LaSécurecrute avant le 31/12/2025. Les personnes présélectionnées seront reçues en entretien à compter du après-midi. La CAF du Var est un organisme handi-accueillan Les avantages liés au poste Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés