Secrétaire Médicale

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationMédecine génomique des maladies raresPrésentation du service Médecine génomique des maladies rares Le service de Médecine Génomique des Maladies Rares est une des trois composantes de la fédération de médecine génomique AP-HP Centre-Paris Cité. Il est bi-site (Necker - HEGP) et centré sur l'hôpital Necker-Enfants Malades. Il assure le diagnostic clinique, le conseil génétique et le diagnostic préimplantatoire, prénatal et postnatal géniques et chromosomiques des maladies génétiques rares. Il est structuré en 4 unités fonctionnelles clinico-biologiques. Chacune d'elle regroupe des cliniciens et des biologistes, autour d'axes clinico-biologique définis principalement par les parcours patients, les expertises en lien avec des centres de référence maladies rares (CRMR), les filières de santé maladies rares (FSMR), les préindications SeqOIA et les projets de recherche communs en lien avec les Instituts de notre campus APHP.CUP. Les quatre unités fonctionnelles sont les suivantes : - Neurodéveloppement - Neurologie - Métabolisme - Mitochondries (N2M2). Elle est dédiée à la prise en charge clinique, biologique et l'étude des facteurs génétiques impliqués dans un ensemble de pathologies rares du neurodéveloppement, de pathologies neurologiques, du métabolisme et des mitochondries ayant comme point commun des troubles du fonctionnement cérébral ou du système nerveux. - Développement - Morphogénèse (DM). Ses activités sont centrées Ses activités sont centrées sur la prise en charge clinique, biologique et l'étude des facteurs génétiques Vos missions Missions générales : Accueil et prise en charge de personnes (agents, patients, visiteurs, livreurs, etc.) Réception des appels téléphoniques, transmission des messages Prise de rendez-vous/gestion des agendas dans le logiciel ORBIS Agenda Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux Saisie de courriers de consultation, et envoi aux patients et prescripteurs Tri et envoi des résultats des examens biologiques aux prescripteurs Rangement et archivage des résultats Gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution Gestion et archivage des dossiers biologiques Participation au programme d'amélioration continue de la qualité Elaboration et mise en place de mesures correctives, dans son domaine d'activité Formation et encadrement de stagiaire ou nouvel arrivant dans son domaine Mise en application des règles d'hygiène et de sécurité Missions spécifiques : Prise des RDV patients dans ORBIS Dactylographie des comptes rendus et des courriers suite aux consultations Saisie de l'activité (GILDA, DIAMM) Gestion de la traçabilité des envois de résultats des examens biologiques aux prescripteurs Suivi des envois d'échantillons à la banque d'ADN Gestion des attestations de rendu de résultats Gestion de la facturation des examens hors AP-HP Gestion et saisie des non conformités dans DIAMM et GENNO Préparation des devis pour les patients étrangers Remplacement des collègues absents ou en cas de surcharge de travail Profil recherché PRE-REQUIS QUALITES ET COMPETENCES Un bon relationnel Le sens de l'organisation L'esprit d'équipe La maîtrise des outils informatiques SAVOIR FAIRE Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face -à- face ou par téléphone Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Organiser et classer des données, des informations, des documents pour en assurer la traçabilité Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Travailler en équipe / en réseau Utiliser les outils bureautique / les différents logiciels du service DIPLOMES ET OUTILS BAC science médico-sociale BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Etudes préparant aux métiers autorisant l'exercice dans la FPH (cf liste ministérielle). Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailtemps de travail journalier 7h30 ou 7h36 sur l'amplitude horaire 8h-18h00TélétravailNon Description de l'hôpitalSitué à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares. Référence de l'offre2