Assistant de Direction H/F

ARS AUVERGNE-RHÔNE-ALPES La Direction inspection justice usagers de l'ARS ARA est une direction métier transversale directement rattachée à la direction générale. Elle a vocation à organiser de manière opérationnelle les missions régaliennes de l'agence conduisant de fait à sécuriser les décisions du directeur général. La nouvelle direction est organisée autour de 3 pôles : - Pôle Usagers Réclamations - Pôle mission inspection évaluation contrôle (MIEC) - Pôle Santé Justice Pôle MIEC : - Programmation, mise en oeuvre et suivi du programme régional d'inspection évaluation contrôle (PRIEC) en lien avec les directions du siège, et les délégations territoriales. - Appui méthodologique et opérationnel aux directions métiers (DM) et délégations territoriales (DT) en matière d'inspection comportant la coordination d'inspections inscrites au programme régional d'inspection évaluation contrôle ou non programmées et urgentes. Harmonisation et professionnalisation de la pratique de l'inspection évaluation et contrôle dans la région, en lien avec l'inspection générale des affaires sociales. Description du poste Assurer l'accueil téléphonique et gérer la boite aux lettres du pôle Gérer le point d'entrée acroweb du pôle MIEC et le parapheur électronique de la responsable de pôle Assurer le suivi du circuit des courriers au siège, avec les DD et entre les deux sites du pôle MIEC Assurer le suivi de la totalité des lettres de missions, des décisions, des rapports d'inspection (siège et DD), suivi des signatures, envoi aux DD et aux destinataires (pour le siège) Enregistrer les lettres de mission Organiser les réunions (réunions de pôle, réunions mensuelles de site sur Clermont Ferrand, réunions inspectrices, Comité technique, réunions avec les directions, entretiens annuels d'évaluation) Rédiger les comptes-rendus des réunions de pôle Gérer les demandes de création de dossiers sur le réseau en lien avec la DSI et assurer l'attribution des droits aux agents Gérer les commandes de fournitures / site de Lyon Assurer la reprographie (photocopies, scans, impression de documents) Référent utilisateurs outil de courrier électronique (acroweb) Organiser les déplacements de la responsable PMIEC (et appui aux autres membres de l'équipe si besoin) Apporter une aide aux inspecteurs du pôle sur la bureautique, mise en forme des lettres, des rapports, divers travaux de secrétariat, démarrage des visio-conférences au besoin Cogestionnaire de l'outil SI-ICEA, en relai de la gestionnaire, pour la saisie des données de suivi des missions d'inspection Tenue partielle de l'agenda outlook de la responsable de pôle Participer à l'archivage et destruction des documents confidentiels Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service Profil recherché Vos compétences Connaissances : Environnement institutionnel et administratif: organisation fonctionnement et missions des services Techniques administratives et bureautiques Systèmes de classement et d'archivage Savoir-faire : Prendre des notes Utiliser les techniques de lecture rapide Organiser des réunions Réaliser des comptes rendus et des synthèses Maitriser les techniques de classement et d'archivage Savoir-être : Rapidité, réactivité et esprit d'initiative Sens de l'écoute et du dialogue Travail en équipe Rigueur méthodologique et sens de l'organisation Faire preuve de discrétion professionnelle Sens de l'analyse et de la synthèse Informations complémentaires Poste ouvert aux fonctionnaires, aux agents UCANSS et aux contractuels. Catégorie : B Corps : SA RIFSEEP : 3 Informations complémentaires Conditions de travail : · Temps plein : 38h30/semaine · RTT : 15 jours + 5 jours / Congés annuels : 25 jours · Lieu de travail : 241 rue Garibaldi, 69003 Lyon Proche du centre-ville et de la Gare Part Dieu (10 min à pied) Métro B: Part-Dieu ou Saxe Gambetta Métro D: Garibaldi Parking souterrain Station Vélo'v Mais aussi : · Convention de télétravail · Mutuelle employeur, remboursement abonnements transports à 75%, forfait mobilité durable · Restaurant administratif pour le déjeuner · Accompagnement à la formation et à la mobilité interne · Administration dynamique. Environnement de travail moderne Contact Merci d'envoyer votre candidature UNIQUEMENT via le lien suivant :