Assistant(e) de Direction
Il y a 1 mois
, France
IT Solutions Factory
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IT Solutions Factory est une société du groupe NJJ, appartenant à Xavier NIEL, qui intervient dans le développement de solutions IT pour les opérateurs du groupe : EIR en Irlande, SALT en Suisse, EPIC à Chypre et à Malte et Monaco Télécom à Monaco. Les équipes de Nice et de Lyon travaillent ensemble sur des projets de transformation de grande envergure dans des domaines variés : CRM, ERP, facturation... Aujourd'hui les deux sites représentent environ 80 développeurs passionnés, venant de tout milieu (ingés, 42/101, IUT, autodidactes). MISSIONS Missions récurrentes prioritaires
* Coordination, relances et suivi des sujets confiés par le dirigeant et le CODIR, dans le cadre des priorités validées.
* Coordination des prestataires et factures de services généraux
* Réception et distribution du courrier lors des jours de présence, suivi des fournitures de bureau et des consommables.
* Accueil des visiteurs lors des jours de présence et gestion des badges invités.
* Interface avec les interlocuteurs internes et externes, avec un haut niveau de confidentialité. Missions régulières de coordination
* Onboarding logistique des nouveaux arrivants : préparation du poste, badge, fournitures et coordination avec l'IT le jour J.
* Passage des commandes en ligne après validation des demandes d'achat, suivi de la réception et coordination des retours si nécessaire.
* Suivi administratif des stocks de téléphones et cartes SIM dans GLPI.
* Suivi administratif courant des achats et paiements, uniquement selon les procédures internes et les validations prévues. Missions ponctuelles ou planifiées
* Relation avec le gestionnaire de l'immeuble pour les sujets liés au site de Nice.
* Suivi documentaire de la trousse de premiers secours, du registre de sécurité et coordination des exercices incendie ; la responsabilité réglementaire reste portée par l'entreprise.
* Coordination des demandes de SAV pour les équipements ; le diagnostic technique reste porté par l'IT.
* Organisation des voyages professionnels validés : transport, hôtels, voitures de location et coordination pratique avec les voyageurs.
* Organisation de quelques événements internes par an : séminaires, afterworks et temps d'équipe.
* Commande, suivi des stocks et distribution des goodies.
* Coordination, relances et suivi des sujets confiés par le dirigeant et le CODIR, dans le cadre des priorités validées.
* Coordination des prestataires et factures de services généraux
* Réception et distribution du courrier lors des jours de présence, suivi des fournitures de bureau et des consommables.
* Accueil des visiteurs lors des jours de présence et gestion des badges invités.
* Interface avec les interlocuteurs internes et externes, avec un haut niveau de confidentialité. Missions régulières de coordination
* Onboarding logistique des nouveaux arrivants : préparation du poste, badge, fournitures et coordination avec l'IT le jour J.
* Passage des commandes en ligne après validation des demandes d'achat, suivi de la réception et coordination des retours si nécessaire.
* Suivi administratif des stocks de téléphones et cartes SIM dans GLPI.
* Suivi administratif courant des achats et paiements, uniquement selon les procédures internes et les validations prévues. Missions ponctuelles ou planifiées
* Relation avec le gestionnaire de l'immeuble pour les sujets liés au site de Nice.
* Suivi documentaire de la trousse de premiers secours, du registre de sécurité et coordination des exercices incendie ; la responsabilité réglementaire reste portée par l'entreprise.
* Coordination des demandes de SAV pour les équipements ; le diagnostic technique reste porté par l'IT.
* Organisation des voyages professionnels validés : transport, hôtels, voitures de location et coordination pratique avec les voyageurs.
* Organisation de quelques événements internes par an : séminaires, afterworks et temps d'équipe.
* Commande, suivi des stocks et distribution des goodies.
