Secrétaire de Direction H/F– pôle adulte Mayotte

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l'Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 200 structures en gestion directe employant 5000 salariés. Au total, l'APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie. Finalité du poste : Rattaché(e) à la Directrice et au Directeur adjoint du pôle adulte de l'APAJH Mayotte, vous assurerez le soutien administratif, organisationnel et logistique du pôle, en facilitant la coordination entre les équipes, les partenaires et les familles, dans le respect des valeurs du secteur médico-social et des besoins spécifiques des personnes accompagnées. Principales missions : - Assistance à la direction - Organisation de l'agenda, des réunions et des déplacements. - Préparation des dossiers, comptes rendus et supports de réunions. - Suivi des décisions et des projets en cours. - Mise sous parapheur des documents à valider ou signer par la direction. - Gestion administrative - Gestion de la messagerie institutionnelle : traitement, classement et transmission des messages. - Gestion du courrier à destination de l'établissement et des services : réception, enregistrement et redistribution. - Rédaction et mise en forme de courriers, notes et rapports. - Gestion documentaire : classement, archivage, suivi des échéances. - Suivi des tableaux de bord et indicateurs de pilotage. - Ouverture, suivi et clôtures des contrats (assurance, fournisseurs eaux, électricité, …). - Interface interne et externe - Accueil et orientation physique et téléphonique des interlocuteurs (familles, partenaires, professionnels). - Coordination entre les services du pôle. - Participation à la communication interne et externe. - Appui à la gestion RH et formation - Suivi et secrétariat des entretiens annuels et professionnels : planification, convocations, archivage des comptes rendus. - Suivi du calendrier de formation. - Appui à la gestion des dossiers du personnel (hors paie): établissement et suivi des cartes professionnelles, demande de création et de clôture de comptes messagerie et interfaces professionnelles. - Suivi de la gestion des stocks et des approvisionnements - Suivi des consommables, fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement des établissements. - Gestion des commandes, réception et vérification des livraisons. - Gestion des commandes de repas - Mise à jour des inventaires et anticipation des besoins. - Élaboration de devis et suivi des fournisseurs - Préparation de devis en lien avec les besoins des services. - Suivi des relations fournisseurs : demandes de prix, négociations simples, relances. - Veille à la conformité des prestations et des livraisons, suivi des contrats de maintenance. - Suivi de la facturation en lien avec le service comptabilité - Élaboration et suivi des outils administratifs - Création et mise à jour de registres (registre des visiteurs, registre de sécurité, suivi des véhicules, etc.). - Élaboration et diffusion des fiches de transmission pour fluidifier la circulation de l'information. - Mise en forme et actualisation des procédures internes (accueil, sécurité, gestion des incidents…). - Gestion des affichages obligatoires - Veille réglementaire sur les affichages obligatoires (santé, sécurité, droit du travail…). - Mise à jour et affichage dans les lieux appropriés. - Suivi de la conformité et archivage des documents affichés. - Diplômes : Formation Bac +2 minimum (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA, etc.). Autres critères : - Expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social. - Connaissance du secteur médico-social et du public en situation de handicap. - Maitrise des outils bureautique et logiciel de gestion. - Connaissance des procédures administratives, budgétaires et logistiques. - Organisation, rigueur et gestion des priorités. - Excellente communication écrite et orale. - Capacité à gérer des flux d'information variés et confidentiels. - Qualités relationnelles, sens de l'écoute, de l'accueil et de la bienveillance - Autonomie, rigueur, capacité d'adaptation et sens de l'organisation. - Capacité à travailler en équipe et en transversalité. Le permis B est obligatoire.