Chargé-e de gestion administrative et financière, aide au pilotage opérationnel

Poste ouvert en catégorie A et/ou B Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue). "Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-1(catégorie B) ou L.332-2-2 (catégorie A) ouet au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État." CONTEXTE L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes. Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.Au sein de cet institut, le Secrétariat Général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services. Le service Immobilier et Soutien est plus spécifiquement en charge de : - la connaissance du patrimoine et de l’ensemble des travaux et missions de maintenance programmée sur son patrimoine - l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement. La cellule Pilotage Expertise et Support assure un appui à l’exercice des missions du service Immobilier et Soutien et à ce titre elle est en charge de : - la connaissance du patrimoine immobilier et notamment via le Système d’information patrimonial - l’expertise et le pilotage du patrimoine : Politique Immobilière de l’État, performance énergétique,indicateurs de pilotage, etc. - le support administratif et financier- la gestion des interfaces (avec les autres services / entités). L’institut dispose, pour remplir ses missions, d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors Résidences) qu’il a la responsabilité d’entretenir et d’exploiter. Il assure également le rôle de maitre d’ouvrage pour toutes les opérations d’amélioration ou de développement immobilier. ENJEUX ET FINALITÉS DU POSTE Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien et plus particulièrement au sein de la cellule Pilotage, expertise et support pour ce poste sont : • le pilotage administratif et financier du service (PM 5M€ de Fonctionnement et 14M€ d’investissement) • la mise en place de process pour garantir les interfaces entre les entités du service et entre le service Immobilier et Soutien et d’autres services (MPC (communication), AF (affaires financières), achats, AC(agence comptable) notamment) Ce poste administratif est essentiel pour créer un environnement et un support / soutien de travail favorable permettant de garantir la qualité des projets et le bon fonctionnement du service. ACTIVITES Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service. Missions principales : • Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes • Assurer les interfaces avec les autres services support administratifs en interne : les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques), service HA (Achats), AC (Agence Comptable), et élaborer des procédures, des « guides », des documents types et des modèles sur les différents processus et outils en place concernant du service Immobilier et soutien • Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses. • Assurer la mise à jour quotidienne, la complétude et l’amélioration de la base de données « financière » : Registre de demande d’achat, outil de gestion dématérialisé de passation des commandes, factures,services faits • Gestion administrative et financière du patrimoine immobilier et des opérations en lien avec les pôles et les services AF (Affaires Financières), AJ (Affaires Juridiques) et SFACT (Service Facturier) le cas échéant: suivi des dépenses et recettes, montages de dossiers et vérification de leurs complétudes, suivi des conventions, préparation des contrôles. • Contrôler l'application des règles et procédures administratives et financières (GBCP). • Animer une équipe fonctionnelle ou en mode projet le cas échéant • Proposer et mettre en place des actions de communication en interne au service et en externe • Répondre aux enquêtes et au suivi des audits et évaluations sur les sujets administratif et financier qu’ils soient internes ou externes à l’établissement • Contribuer à la planification et la mise en œuvre de la politique d'achat en lien avec le service achats • Suivi des marchés : tableau de suivi des montants, dates de renouvellement, seuils… en lien avec le service Achats • Préparer et suivre les contrats et les conventions de co-financement et d’occupation (hors Start-up, Club étudiants, et complexe sportif) et contribuer au développement des partenariats• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité • Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités • Contribuer à la mise en place d’une comptabilité analytique liée aux domaines d’activité du service et notamment au domaine immobilier (investissement, fonctionnement, entretien, maintenance…) et en assurer la gestion en lien avec le service CG (Contrôle de Gestion) Missions secondaires : • Contribuer aux autres activités de la cellule Pilotage, expertise et support lorsque cela est nécessaire,animation de la page intranet, etc. • Appui à la direction du service concernant la qualité et les processus du service, mise à jour d’indicateurs etc. • Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service et en mode projet • Communiquer sur son domaine d’activité • Gestion du courrier et des parapheurs (physiques et électroniques) ; • Rédaction de courriers « simples » et suivi des dossiers administratifs et/ou courriers ; • Rédaction de notes et de comptes rendus (notamment réunion de cellule, de service, de pôles et réunions de pilotage (comité, interservices) ; • Participation à l’élaboration de « guide », documents types, modèles sur les différents processus et outils en place au sein du service Immobilier et soutien … • Assistance organisationnelle : montage et suivi de réunion, standard téléphonique, suivi des congés,gestion des fournitures, des missions et déplacements du service… • Archivage et gestion documentaire, administrative, juridique et financière.