Secrétaire du Service Risques Energies-Développement Durable H/F

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSalaire brut mensuel à partir de 2236 euros brutsPrésentation du service Le Service Risques, Energie-Développement Durable est composé d'ingénieurs dont la mission générale est l'expertise et le conseil dans différents domaines du fonctionnement technique des hôpitaux : exploitation, maintenance, sécurité technique, incendie, énergie-développement durable et gestion des risques, gestion de la maintenance assistée par ordinateur, évolution des métiers techniques et des compétences. Il est actuellement rattaché au Département Immobilier et Investissements au sein de la Direction Economique, Financière, de l'Investissement, et du Patrimoine (DEFIP).Son rôle consiste à assurer auprès de la Direction générale, sous couvert du DII et de la DEFIP, un rôle de conseil technique tant en continu qu'en situation de crise, ainsi que de venir en appui du département d'une part, et des groupes hospitalo-universitaires (GHU) / hôpitaux hors GHU / services centraux et généraux (SCG) d'autre part, sur l'ensemble des thématiques techniques et énergétiques pertinentes : connaissance technique du parc et accompagnement du déploiement des systèmes d'information métier, veille stratégique en matière technique, pilotage des marchés centralisés lorsqu'ils existent (notamment achats d'énergie, amiante, SSIAP) et des plans réglementaires transversaux à l'AP-HP (agenda d'accessibilité programmée. Vos missions Mission générale : Assiste dans l'ensemble des tâches du secrétariat les ingénieur(e)s du Service Risques, Energies-Développement Durable ainsi que des services Maitrise d'Ouvrage et Grand Projet Nord en renfort ponctuel Missions détaillées : En collaboration avec ses collègues et homologues Organise les réunions pour les ingénieurs du service REDD Gestion des données des consommations et de dépenses énergétiques de l'AP-HP dans le cadre des marchés centraux Réalise le relevé de conclusions de la réunion de service hebdomadaire du REDD, Réalise des travaux de bureautique au format institutionnel (courriers, rapports, notes, comptes rendus, diaporamas, etc), Répond au téléphone, renseigne les interlocuteurs, prend les messages, raitement du courrier papier et numérique (réception, enregistrement, distribution, envoi), Gestion des salles de réunions pour le service REDD via l'outil informatique, Gestion des visio-conférences du service REDD (mise en service, gestion des habilitations), Gestion des déplacements du service (ordres de missions, notes de frais) pour le service REDD, Gestion du planning des congés du service REDD, Gestion de formations centralisées, Gestion de visites ou déplacements centralisés, Gestion des entretiens d'évaluation du service REDD, Traitement dans SAP de commandes, devis et factures du service REDD, Tenue de la convention des ingénieurs CTEES avec suivi des charges récupérables au titre de la dite convention, Tenue des conventions des stagiaires, Sur validation d'un chef de service, gestion conjointe des opérations suivies par les conducteurs d'opérations du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant, Sur validation d'un chef de service, traitement des dossiers suivis par les conducteurs d'opérations (OS, DC4, etc) du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant, Organisation en période de congés avec ses collègues et plus particulièrement avec le secrétariat de la SMOA. Missions ponctuelles pour congés du secrétariat SMOA : Gestion et traitement des opérations suivies par les conducteurs d'opérations (OS, DC4, etc) du SMOA quand l'assistante du SMOA et SGPN est en congés (Les dossiers traités durant cette période sont ensuite repris par le secrétariat du SMOA et SGPN à son retour de congés) Autres missions affectées à titre permanent ou temporaire : L'assistante du SREDD pour être amenée à se voir confier, en fonction de l'évolution du département ou au titre de la continuité du service, de façon temporaire (ponctuelle ou continue), des missions transversales en coordination avec les autres services du département immobilier et investissements. Au-delà de ses missions permanentes, le Chef du Service pourra être amené à vous confier des missions spécifiques qui pourront dépasser le cadre des missions pré-listées. Profil recherché SAVOIR FAIRE REQUIS Expérience confirmée en secrétariat, Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Post office, SAP) Connaissance SAP, Connaissance des logiciels de visioconférence (Skype, Zoom, Team, ), Esprit d'initiative, goût du travail en équipes et en réseaux, Soucis d'optimiser les plannings de travail et de rendez-vous. CONNAISSANCES ASSOCIEES Connaissance de l'institution AP-HP, Organisation et fonctionnement interne des établissements hospitaliers, Communication. SAVOIR ETRE REQUIS Qualités requises Discrétion, courtoisie, qualité de communication et d'accueil, Confidentialité, loyauté, Rigueur, discrétion, Sens du relationnel, Sens de l'organisation, Disponibilité, Capacité d'écoute et de dialogue, Ponctualité. Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h36TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP Les + AP-HP - Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; - 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; - TL possible en fonction de la mission - 75 % du NAVIGO remboursé - Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS - Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement. Description de l'hôpitalL'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre Référence de l'offre2