Secrétaire du Service Risques, Energies-Développement Durable F/H

Informations générales

Organisme de rattachement

Siège de l'AP-HP  

Référence

APHP_

Date de début de diffusion

/10/2025

Date de parution

/12/2025

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Intitulé du poste

Secrétaire du Service Risques, Energies-Développement Durable F/H

Description du poste

Mission générale : 
Assiste dans l'ensemble des tâches du secrétariat les ingénieur(e)s du Service Risques, Energies-Développement Durable ainsi que des services Maitrise d'Ouvrage et Grand Projet Nord en renfort ponctuel
Missions détaillées : 
En collaboration avec ses collègues et homologues
Organise les réunions pour les ingénieurs du service REDD
Gestion des données des consommations et de dépenses énergétiques de l'AP-HP dans le cadre des marchés centraux
Réalise le relevé de conclusions de la réunion de service hebdomadaire du REDD,
Réalise des travaux de bureautique au format institutionnel (courriers, rapports, notes, comptes rendus, diaporamas, etc…),
Répond au téléphone, renseigne les interlocuteurs, prend les messages,
raitement du courrier papier et numérique (réception, enregistrement, distribution, envoi),
Gestion des salles de réunions pour le service REDD via l'outil informatique,
Gestion des visio-conférences du service REDD (mise en service, gestion des habilitations...),
Gestion des déplacements du service (ordres de missions, notes de frais) pour le service REDD,
Gestion du planning des congés du service REDD,
Gestion de formations centralisées,
Gestion de visites ou déplacements centralisés,
Gestion des entretiens d'évaluation du service REDD,
Traitement dans SAP de commandes, devis et factures du service REDD,
Tenue de la convention des ingénieurs CTEES avec suivi des charges récupérables au titre de la dite convention,
Tenue des conventions des stagiaires,
Sur validation d'un chef de service, gestion conjointe des opérations suivies par les conducteurs d'opérations du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant,
 Sur validation d'un chef de service, traitement des dossiers suivis par les conducteurs d'opérations (OS, DC4, etc…) du SMOA + SGPN en renfort ponctuel du secrétariat existant,
Organisation en période de congés avec ses collègues et plus particulièrement avec le secrétariat de la SMOA.
Missions ponctuelles pour congés du secrétariat SMOA : 
  Gestion et traitement des opérations suivies par les conducteurs d'opérations (OS, DC4, etc…) du SMOA quand l'assistante du SMOA et SGPN est en congés (Les dossiers traités durant cette période sont ensuite repris par le secrétariat du SMOA et SGPN à son retour de congés)
Autres missions affectées à titre permanent ou temporaire :
 L'assistante du SREDD pour être amenée à se voir confier, en fonction de l'évolution du département ou au titre de la continuité du service, de façon temporaire (ponctuelle ou continue), des missions transversales en coordination avec les autres services du département immobilier et investissements.
  Au-delà de ses missions permanentes, le Chef du Service pourra être amené à vous confier des missions spécifiques qui pourront dépasser le cadre des missions pré-listées.

Descriptif du profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Expérience confirmée en secrétariat,
Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Post office, SAP…)
Connaissance SAP,
Connaissance des logiciels de visioconférence (Skype, Zoom, Team, …),
Esprit d'initiative, goût du travail en équipes et en réseaux,
Soucis d'optimiser les plannings de travail et de rendez-vous.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissance de l'institution AP-HP,
Organisation et fonctionnement interne des établissements hospitaliers,
Communication.

SAVOIR ETRE REQUIS
Qualités requises

Discrétion, courtoisie, qualité de communication et d'accueil,
Confidentialité, loyauté,
Rigueur, discrétion,
Sens du relationnel,
Sens de l'organisation,
Disponibilité,
Capacité d'écoute et de dialogue,
Ponctualité.

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

Géolocalisation du poste

78 rue du Général Leclerc Le Kremelin-Bicêtre

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