Responsable ADV Administrateur des Ventes H/F

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- Gestion de l'administration des ventes / Commerce
· Rédaction et gestion des contrats clients, avenants et documents contractuels, vérification des informations juridiques et de la santé financière des nouveaux clients.
· Création et suivi des projets dans l'outil interne, intégration des consultants et mise à jour des informations contractuelles : tarifs, dates, périmètres de prestation, etc.
· Suivi administratif des prestations et des consultants en collaboration avec les équipes commerciales.
· Contrôle et collecte des CRA validés et des éléments nécessaires à la facturation.
· Préparation, contrôle, édition et envoi des factures clients, dans le respect des process et spécificités de chaque client.
· Gestion des différents modes de facturation et plateformes clients / portails de dépôt.
· Établissement des avoirs et factures rectificatives, après validation du service RH(outil: Boond Manager).
· Suivi des règlements clients en collaboration avec la comptabilité.
· Gestion du recouvrement : relance des factures échues, suivi des litiges et identification des blocages de paiement.
· Reporting régulier auprès de la direction et des équipes commerciales sur l'état de la facturation, des encaissements et des créances.
· À venir
- septembre 2027 : mise en oeuvre de la réforme de la facturation électronique, notamment l'émission des factures clients. 2
- Gestion des fournisseurs / sous-traitants
· Rédaction et suivi des contrats fournisseurs et avenants.
· Collecte, contrôle et suivi des documents administratifs des sous-traitants et de leur conformité.
· Suivi administratif des prestations réalisées par les sous-traitants.
· Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs / sous-traitants, en lien avec les prestations réalisées et les éléments contractuels.
· Contrôle des montants, périodes, références de commandes et éléments nécessaires à la mise en paiement.
· Respect du calendrier de paiement fournisseurs et transmission des éléments à la comptabilité.
· Gestion des éventuelles anomalies ou écarts de facturation.
· Participation à la mise en oeuvre du nouveau processus de réception et de validation de la facturation dématérialisée. 3
- Gestion administrative et coordination interne
· Interface entre les équipes commerciales, consultants, RH, comptabilité, direction, clients et fournisseurs.
· Réponse aux demandes administratives des commerciaux et accompagnement dans le suivi de leurs dossiers.
· Suivi et mise à jour des données dans les outils internes (Boond, outils de facturation et plateformes clients).
· Contrôle de la cohérence des données administratives et commerciales nécessaires à la facturation.
· Suivi des échéances contractuelles : démarrages, fins de prestations, renouvellements, changements de tarifs et avenants.
· Participation à la fiabilisation et à l'amélioration des processus administratifs et de facturation.
- Une expérience sur un poste similaire
- Bonne maîtrise du cycle de facturation client
- Rigueur et sens de l'organisation
- Excellent relationnel et sens du service
- Autonomie
- Discrétion et respect de la confidentialité des données traitées GUARANI ? Une ESN pas comme les autres regroupant plus de 350 collaborateurs pleins d'énergie, d'idées, de compétences et d'ambition. Depuis sa création en 2010, GUARANI accompagne tout type d'entreprises : grands comptes, PME, start-ups et éditeurs de logiciel dans leurs besoins IT. Désormais, 6 tipis sont implantés en France : Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Toulouse et Nantes. Ils nous permettent d'être proches de nos collaborateurs, de nos clients et de faire vivre les valeurs de notre totem : le sens de l'expertise, de l'ouverture, de l'accompagnement et des responsabilités. GUARANI propose trois types d'accompagnements à ses clients :
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