Assistante-assistant de direction au secrétariat préfectoral

Groupe RIFSEEP: 1 Vos activités principales: Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l’organisation quotidienne de son travail. 1
- Assurer le secrétariat de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des agendas et des plannings
- traitement des appels téléphoniques et des courriels
- accueil physique et téléphonique du cabinet
- saisie, mise en forme de courriers, note, documents... 2
- Planification et organisation
- planification et organisation d’évènements conduits par la Préfet ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple: cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc) A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.
- organisation des déplacements de M. le Préfet et du directeur de cabinet; Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d’hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services 3
- Chargé de la logistique du cabinet
- commande de fournitures de bureau
- rédaction des menus, chevalets, plans de table…
- archivage de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- réservations pour le compte du préfet et du directeur de cabinet (salles,...) 4
- Suivi du courrier
- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des dossiers du corps préfectoral
- gestion de l’arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs 5
- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés….) Votre environnement professionnel: Activités du service : Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département Composition et effectifs du service Le cabinet est composé de:
- la direction des sécurités: 16 agents (5A – 8B – 4C )
- le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A
- 2B – 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C) Liaisons hiérarchiques : Le préfet et le directeur de cabinet le directeur des sécurités – sur les sujets relevant de la sécurité ou en l’absence du directeur de cabinet Liaisons fonctionnelles : Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l’activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfet/directeur de cabinet et Secrétaire générale) Suite liaisons fonctionnelles : Les sous-préfets, les directeurs interministériels, les directeurs de la préfecture, les chefs de bureaux et les agents de la direction Vos compétences principales mises en œuvre: Connaissances techniques : Avoir des compétences en informatique
- bureautique/niveau maîtrise/requis Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis Savoir-faire : Savoir s'organiser/niveau expert/requis Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis Savoir-être : savoir accueillir/niveau maîtrise/requis savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis Vos perspectives: préparation de concours ou d’examen professionnel Durée attendue sur le poste: 4 ans