Assistant administratif et commercial

VÉGÉTALISEZ L'IMPOSSIBLE ET FAITES GRANDIR VOS COMPÉTENCES Rejoignez une entreprise de l'événementiel innovante, qui s'engage pour la transition écologique et qui se mobilise pour votre sécurité. Végétalisez des événements internationaux et travaillez pour des clients prestigieux. DOnnez vie à vos idées grâce au plus grand stock de plantes d'Île-de-France Les Jardins de Gally
- Les Événements, leader de la décoration végétale et florale éphémère, apporte son expertise végétale et son savoir-faire de paysagiste événementiel. La nature fait bien les choses, faisons bien tout le reste.

Description du poste
et Missions Les Jardins de Gally Les Evènements, leader de la décoration végétale éphémère, apporte aux entreprises son expertise végétale et son savoir-faire de paysagiste. Dans le cadre d'un futur départ en retraite, nous recherchons un Assistant administratif et commercial (H/F) Sous la responsabilité du Directeur d'agence et en support aux équipes commerciales et d'exploitation, vos principales missions sont de : Assistanat commercial
* Gérer les appels téléphoniques et mails : prise de brief client et qualification de la demande
* Créer et mettre à jour les fiches clients sur notre ERP (Microsoft Dynamics 365)
* Saisir et suivre les commandes depuis le devis jusqu'à la facturation
* Suivre et gérer des plateformes d'E-commerce
* Suivre les tableaux de bords commerciaux (rapports d'activité des commerciaux, CA)
* Assurer l'interface avec les équipes : mise à jour des informations clients, contacts… Assistanat technique et administratif
* Mettre à jour le tableau des activités (salons & évènements) et gérer les demandes de badges et accès aux chantiers
* Suivre les dossiers déclaratifs douaniers, travail à l'étranger
* Créer les dossiers administratifs d'appel d'offre (PPT,BPU,CCAP) et les déposer dans le respect des délais
* Suivre et gérer les plans de prévention
* Comptabilité fournisseur : suivre les achats et ventiler les frais
* Comptabilité client : suivre les règlements jusqu'aux relances et contentieux
* Assurer certaines astreintes administratives en fonction des salons et évènements Gestion des ressources humaines
* Suivre les feuilles d'heures dans le logiciel de paie et mettre à jour les plannings d'absence des équipes en lien avec le service RH
* Gérer et suivi les déclarations d'accidents du travail et tenir le registre à jour.
* Gérer les déplacements des équipes

Profil recherché
* Expérience confirmée (5-7 ans) en assistanat commercial et vous aimez être au cœur d'une activité de service à forte contraintes logistiques et organisationnelles
* Maitrise des processus d'administration des ventes : process de vente en BTB, réponses aux appels d'offre, gestion comptable, utilisation d'un ERP.
* Positif, enjoué, rigoureux, agile, bonne capacité à gérer son stress
* Votre connaissance des contraintes liés au Métier de l'évènementiel sera un atout majeur dans la réussite de vos missions.
* Niveau Anglais recquis : B1 (notions de bases solides) Poste à pourvoir en CDI Temps plein à partir du 21 septembre à Bailly (78) Statut Empoyé, 39h hebdomadaire. Véhicule fortement recommandé pour accéder au site. Informations utiles
* Un entretien en visio avec la Chargée de recrutement
* Un entretien physique avec le Directeur d'Agence