Assistant h/f de direction

Notre client, une étude notariale de premier plan, historiquement implantée à Paris recherche à recrutement un secrétariat notarial h/f polyvalent auprès d'un notaire associé, incluant la gestion rigoureuse de l'agenda, la préparation des rendez-vous, le suivi administratif des dossiers et diverses démarches juridiques et notariales. Responsabilités1. Secrétariat traditionnelImprimer et remettre l'agenda quotidien au notaire.Assurer la prise de rendez-vous, la gestion de l'agenda Outlook et la saisie complète des informations clients.Préparer les rendez-vous :Sortie de dossiersImpression de fiches clients et documents (ex. dernières donations).Distribuer le courrier visé par le notaire.Prendre les messages clients, les transmettre et relancer si nécessaire.Réserver des restaurants lors de rendez-vous clients.Gérer les invitations reçues par le notaire.Commander les plateaux‐repas pour les réunions d'associés et coordonner avec l'accueil et la caisse.Organiser les enlèvements FedEx via le portail dédié et assurer le suivi de livraison.Accueillir ponctuellement les clients au 3e étage et veiller à la bonne tenue des salles de réunion.Mettre à jour chaque année les étiquettes des vœux.Suivre les dates d'anniversaires des collaborateurs et acheter les cadeaux.Faire le lien entre les collaborateurs et le notaire (signature de courriers, informations diverses...).2. Gestion et ouverture de dossiersOuvrir des dossiers dans INOT :ConsultationsContrats de mariageMandats de protection futureÉtablir les fiches clients, immeubles, pièces nécessaires.Effectuer des demandes d'état civil via INOT ou par voie postale.Réaliser des recherches cadastrales (plans, modèles...).Effectuer des demandes d'états hypothécaires.Rechercher et demander des copies d'actes.Préparer des conventions d'honoraires, assurer leur envoi et le suivi du règlement.Suivre les soldes des comptes clients (créditeurs/débiteurs).Rédiger des attestations immobilières selon les demandes.Préparer des procurations générales pour les dossiers suivis par le notaire.3. Gestion des testamentsInscription / désinscription au FCDDV.Préparer les enveloppes scellées pour dépôt au coffre.Scanner et classer les comptes rendus d'inscription.Transmettre les justificatifs à la caisse pour imputation comptable.Traiter les procès‐verbaux de dépôt de testament après décès lorsque la succession est suivie par une autre étude :transmission du testamentdemande de provisionrédaction du PV et envoi au greffe compétent.4. Contrat de mariageEnvoi et suivi du questionnaire d'état civil.Rédaction du projet de contrat (généralement régime séparatiste).Transmission aux clients pour relecture et validation.Préparation du rendez‐vous de signature.Transmission aux services internes (caisse, formalités).5. Mandat de Protection FutureRédaction d'un projet de MPF sur la base des informations communiquées par le notaire.Préparation du rendez‐vous de signature.Transmission à la caisse et aux formalités.6. Support transversalBack‐up d'une collaboratrice travaillant à distance.Soutien ponctuel au collaborateur travaillant avec le notaire.Profil recherchéExpérience indispensable en secrétariat notarial ou en étude notariale/ ou en cabinet d'avocatsParfaite maîtrise des outils bureautiques et du logiciel INOT.Sens de la confidentialité, rigueur, organisation et autonomie.Excellent relationnel client.Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.Processus de recrutementCe recrutement est réalisé par Titan Partners, cabinet spécialisé dans le secteur juridique