Assistant ou Assistante de la direction immobilière H/F

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines. Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés de droit privé et près de 15 000 étudiants, dont la moitié d'étudiants internationaux, répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).

La Direction de l'Immobilier propose et met en œuvre la stratégie immobilière. Elle pilote les grands projets immobiliers, lance et suit les campagnes de travaux (rénovation, transformation, optimisation de la performance énergétique), assure la maintenance des bâtiments, gère les conventions d'occupation, propose une allocation optimisée des espaces et accompagne les occupants en étroite collaboration avec la Direction des services et moyens généraux.

La Direction de l'Immobilier est organisée en trois services : Maintenance et Performance Energétique, Asset et Space management, Programmation et Maîtrise d'Ouvrage.

Rattaché(e) au directeur de l'immobilier, vous contribuez à l'activité de la direction, à l'animation de l'équipe, et assistez le directeur dans son organisation quotidienne. Vous serez un soutien dans le suivi opérationnel et administratif de la direction de l'immobilier, et interviendrez notamment en appui de la chargée de gestion financière pour le suivi des dépenses.

Garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction :

• Assurer le soutien logistique de l’activité de la direction (accès aux locaux, fournitures, archivage, équipement informatique et téléphonique, interface avec les fonctions support…)
• Organiser la logistique de l’équipe : gérer la planification des salles de réunion, imprimer et relier les documents préparatoires, commander les prestations accessoires
• Garantir la qualité des documents (relecture et mise en forme des courriers, comptes-rendus, rapports etc.) en s’appuyant sur la charte graphique
• Contribuer à la rédaction de procédures internes, à l’élaboration de modèles de documents et à la création de formulaires en ligne
• Assister l’équipe dans l’organisation des déplacements en région
• Superviser l’accueil et préparer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
• Assurer l’accueil des visiteurs, la réception et le suivi des courriers
• Organiser et suivre la signature des parapheurs de la direction.
  
  

Administrer les outils numériques de la direction :

• Veiller au respect de l’organisation des dossiers partagés sur le réseau informatique, gérer les droits d’accès, et contribuer sur sollicitation à l’archivage des documents
• Alimenter des outils de suivi et des tableaux de bords sur demande (suivi des autorisations administratives, congés…)
• Tenir à jour la documentation technique des sites
• Tenir à jour le référentiel immobilier (logiciel PLANON) et en gérer les droits d’accès.

Participer à la gestion financière de la direction :

• Saisir les demandes d’achat dans l’outil budgétaire et comptable (CEGID)
• Tenir à jour le tableau de suivi des commandes d’achat
• Vérifier auprès des demandeurs la réalisation des prestations, centraliser les justificatifs et clôturer les commandes d’achat dans l’outil comptable
• Suivre le traitement des factures, en relation avec le service comptable

Contribuer à la démarche qualité de la direction :

• Lister les procédures internes et celles en lien avec les autres directions
  Ø  Recueil des procédures existantes
  Ø  Organisation des réunions avec les Directions partenaires
• Contribuer à l’élaboration des procédures et les rédiger
• Concevoir des modèles de documents en lien avec les procédures
• Assurer la diffusion des procédures auprès des équipes concernées

Contribuer aux événements de l’équipe et à la communication de la DI

• Organiser et préparer la logistique des temps forts de l’équipe
• Administrer et modérer les boites mail génériques
• Assurer la mission de correspondant(e) intranet (actualisation des données)
• Préparer le rapport d’activité annuel
• Participer à la diffusion des communications de chantier (affichage et emails aux usagers)

Assister le directeur et l'adjointe

• Gérer l’agenda du directeur et contrôler les échéances
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions en lien avec les autres assistant(e)s de direction
• Assister le directeur et l'adjointe dans l'organisation de leurs activités.

• Connaissance du fonctionnement d’une direction dans les métiers de l’immobilier ;
• Grande aisance avec les outils numériques ;
• Très bonne orthographe ;
• Idéalement notions comptables de base ;
• Dynamique et enthousiaste ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Sens de la confidentialité ;
• Sens du service, esprit d’initiative, polyvalence et réactivité.

• Le RRH de la direction de l'immobilier ;
• La direction de l'immobilier.