Secrétaire des Elus
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Vos missions en quelques mots
Placé sous l’autorité du Directeur de Cabinet, l’agent assure la gestion du secrétariat de l'Elu.
Activités principales :
- Gestion du filtrage des communications et autres informations destinées à l'Elu
- Gestion de la réception, traitement et diffusion d’informations
- Gestion de l’agenda en lien avec la Cheffe de Cabinet : prise de rendez-vous, planification de réunions
- Préparation et organisation matérielle de réunions, déplacements
- Préparation des éléments et dossiers nécessaires à l'Elu en fonction de son agenda et de son emploi du temps
- Préparation et suivi de dossiers
- Rédaction, mise en forme et édition de courriers, de supports de communication et de documents divers
- Organisation et gestion du tri, du classement et de l’archivage des documents
- Réception et contrôle des parapheurs et retours dans les services
- Transmission journalière de chronos à l'Elu (notes élus/pour information/très important)
Activités ponctuelles
- Gestions des urgences
Spécificités du poste:
- Très grande disponibilité : temps de travail pouvant dépasser 37h/semaine
- Réactivité
Profil recherché
Compétences et qualités requises:
- Discrétion, rigueur, loyauté,
- Aisance relationnelle
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute active, conseil, propositions d’alternatives
- Maitrise de l’utilisation de la ressource WEB à des fins de recherches d’informations
- Maitrise des logiciels Outlook, Word, Excel …
- Sens du service public et esprit d’équipe
