Secrétariat - Accueil

ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.

Au sein d’une équipe de 2 adjoints administratifs et 8 conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation, sous la responsabilité d’un directeur pénitentiaire d’insertion et de probation (DPIP), l’agent affecté sur le poste accueil/secrétariat de l'antenne d’Ales, a pour principale mission d'assurer l'accueil (physique et/ou téléphonique) des Personnes Placées sous-main de Justice (PPSMJ), des partenaires institutionnels ou associatifs. Il assure également l’interface avec les tribunaux judiciaires et autres SPIP dans le cadre de la constitution des dossiers. Il doit être en capacité d’acquérir des connaissances sur les logiciels métier (APPI, genesis )

La tenue de statistiques sur l’activité du service, l’archivage des mesures confiées par l’autorité judiciaire sont également attendus. L’utilisation d’Excel est impérative.

L'adjoint administratif est amené à rédiger des mails, des notes sur le logiciel métier qui nécessite la maîtrise d’un logiciel de traitement de texte.

Il doit également être en mesure de gérer une boite structurelle : traitement des mails, transmission, classement. Une aptitude à prioriser les tâches est attendue.

Le service pénitentiaire d'insertion et de probation intervient dans le cadre du service public pénitentiaire. Il participe à l'exécution des décisions et sentences pénales et contribue à la prévention de la récidive et à la réinsertion des publics placés sous-main de justice.

Les SPIP du Gard et de la Lozère forment une entité interdépartementale, sous l'autorité du DFSPIP 30/48. Le siège est situé à Nîmes (30). Ses agents interviennent auprès des personnes incarcérées (prévenues et condamnées) et sur saisine des autorités judiciaires pour les mesures alternatives aux poursuites, les mesures pré-sentencielles et post-sentencielles.

L'antenne est basée Ales uniquement en milieu ouvert Elle prend en charge environ 900 personnes adultes en milieu ouvert et personnes du ressort du TJ d’Ales sont écrouées à la MA de Nîmes environ 500 personnes (hommes et femmes) en milieu fermé.

Connaissances :
Maîtrise des logiciels : traitement de texte et tableur

Maîtrise de la messagerie électronique

Gestion d’un standard téléphonique 

 
Savoir-être :
Adaptation du langage au type de public ou d’interlocuteur

Respect des personnes

Sens de l’écoute

Maitrise de soi

Capacité à travailler en équipe

Disponibilité

Discrétion

Sens de l’organisation

La pratique dans le domaine du secrétariat / GREFFE est souhaitée.

Possibilité de passer les concours internes et autres examens.

Groupe IFSE : 2

Organisation de travail : Le temps de travail de 7h16 est à organiser en prenant notamment en compte a minima les temps d’accueil du public au sein du service : du lundi au vendredi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 16h30.

Il doit aussi organiser son absence en tenant compte de la continuité du service

Restauration : Salle de convivialité dotée de frigo et micro-onde. Un restaurant administratif au centre-ville d’Ales

Accessibilité en transport / Parking : Bus direct en provenance de la gare ferroviaire pour le MO

Parking gratuit jouxtant l’immeuble