Assistant(e) Administrif(ve) au département formations
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Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales :
Secrétariat de formations:
- Accueil, renseignements physiques, téléphoniques et courriels concernant les formations qui lui sont attribuées,
- Maitrise du logiciel de suivi des stagiaires X4 + FOROMES,
- Vérification - Enregistrement et traitement des dossiers de candidatures,
- Instruction des dossiers d’inscription, convocations, jury, plannings, suivi administratif des stagiaires,
- Suivi et mise à jour des modes de financement des stagiaires en lien étroit avec la responsable administrative et le pôle financier,
- Conception des devis, montage et suivi des dossiers de financement des stagiaires en charge,
- Aide et participation à l’organisation des Tests d’Exigences Préalables,
- Création de différents documents, suivi, mise à jour : émargement, tableau de notes, formulaires d’inscription et d’information,
- Préparation à l’entrée en formation (cahier d’émargement, trombinoscope, attestation de rentrée, cartes étudiants, communication des dossiers à la DRAJES…).
Missions transversales
- Suivi des abandons de formation,
- Appui administratif au référent handicap,
Participation au fonctionnement du service
- Participe aux réunions et aux comptes rendus du département formation,
- Appui lors de la période des inscriptions Parcoursup + TEP Mutualisés,
- Participe à l’élaboration des documents et est attentive à leur impact d’un point de vue juridique,
- Assure la continuité de service avec l’ensemble des personnels du service formation,
- Participe au, tri, rangement et archivage des dossiers et aux différents comptes rendus à produire,
- Participe aux salons, aux évènements promotionnels des formations et à leur organisation.
Profil recherché
Connaissances – Savoirs :
Outils de gestion secrétariale
Connaissances des milieux et application des textes règlementaires
Référentiel national de certification qualité des organismes de formation
Dispositions relatives à la formation professionnelle de la loi du 5 septembre 2018
Maîtrise de la démarche qualité- Conduite de projet
Outils, méthodes d’analyse de résolution de problème pour l’amélioration continue
Savoir- faire techniques :
Connaitre l’utilisation des logiciels
Techniques administratives et bureautiques
Techniques rédactionnelles
Organisation, rigueur dans la gestion des dossiers
Capacité de communication, de rédaction
Savoir- faire relationnel :
Évaluer les attentes et les besoins des services demandeurs
Très bon sens de la communication
Savoir travailler en équipe, respecter les autres
Savoir être :
Disponibilité, régularité dans les missions
Travail en autonomie et en équipe projet
Réactivité, initiative, adaptabilité
Esprit d’analyse et de synthèse
Sens de l’accueil
Animation de réunion et prise de parole en public
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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Alternance Offre d’alternance – Assistant(e) administratif(ve)
Il y a 3 heures
Montpellier, Occitanie, France iscod alternance Temps pleinDescription : L’ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, un centre de formation pour les apprentis de la coiffure, Assistant(e) administratif(ve) en contrat d'apprentissage, pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor/Bac+3 et...
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Assistant(e) / Agent(e) Exploitation F/H
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France Mat Power Montpellier Temps plein 1 900 € CDDAssistant(e) comptable / Agent Exploitation MAT POWER Assistant(e) comptable / Agent Exploitation Nous recrutons un(e) Assistant(e) / Agent Exploitation pour assurer la gestion quotidienne de l'exploitation. Vos missions sous la responsabilité des chefs de services : Partie...
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Montpellier, Occitanie, France OKTOGONE Temps pleinDescription :Tous les candidats potentiels doivent lire attentivement les détails suivants de cet emploi avant d'envoyer leur candidature.L'ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, un centre de formation pour les apprentis de la coiffure, Assistant(e) administratif(ve) en contrat d'apprentissage,...
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Gestionnaire administratif-ve
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France Choisir le Service Public Temps pleinInformations générales Organisme de rattachement Institut National de Recherche pour l'Agriculture, l'Alimentation et l'Environnement (INRAE) Référence ...
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Formation Assistant Immobilier
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
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Formation Assistant Immobilier
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
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Formation Assistant Immobilier
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
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Formation Comptable Assistant
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
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Formation Comptable Assistant
Il y a 18 heures
Montpellier, Occitanie, France BIOPYK Campus Temps pleinPrésentation de la sociétéSWEETCH’ Formation est le pôle formation continue de BIOPYK Campus, dédié à la montée en compétences des salariés et demandeurs d’emploi.Nous proposons des formations certifiantes et qualifiantes dans les domaines du commerce, de la gestion, du marketing, des ressources humaines et de l’administratif.Nos formations...
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Formation Comptable Assistant
Il y a 18 heures
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