Chargé d'accueil et de secrétariat administratif

Le CCAS de Gray recherche un chargé d'accueil et de secrétariat administratif (H/F).

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public, orienter le public vers les différents services

• Accueillir, renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Assurer un accueil de qualité en valorisant l’image de la collectivité (désinfection de son poste de travail pendant la pandémie)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels du CCAS

• Remise du courrier des personnes domiciliées et suivi en collaboration avec l’agent social en charge du dossier.
• Gérer le planning des 2 travailleurs sociaux
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs à la charge de l’agent
• Préparation cahier hebdomadaire pour la tournée du portage repas, menu…
• Publipostage, accueil et inscription en période d’animation
• Suivi des actions sociales
• Animation d’atelier décoration table
• Instruction carte solidarité transport
• Etablir des statistiques (repas, téléalarme, accueil, produits BIO…

Gestion administrative service portage repas et téléalarme

• Portage repas : accueillir le bénéficiaire, l’informer, mettre en place la prestation, assurer la prestation en lien avec l’équipe de livraison
• Téléalarme : accueillir le bénéficiaire, l’informer, mettre en place la prestation à domicile
• Facturation portage repas et téléalarme
• Saisie et enregistrement des données CARSAT sur le portail
• Préparation aux mandatements des factures, classement sur logiciel de comptabilité
• Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
• Connaître les missions des administrations et partenaires public
• Aimer les chiffres et sens de l’analyse

Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation

• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
• Tenir les registres informatiquement du courrier « départ » et « arrivée »
• Assurer le traitement des courriers départ

Polyvalence
• Préparation des animations séniors (mise en place des tables, chaises, déco de table)
• Remplacer l’agent du portage de repas en car d’urgence (permisB)