Gestionnaire des diplômes – F/H
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Vos missions en quelques mots
Gérer l’émission des diplômes pour toutes les filières de l’établissement, soit environ 18 000 diplômés par an, tout en faisant preuve de polyvalence pour s’adapter aux diverses tâches et besoins administratifs liés à ce processus.
1. Gestion administrative des diplômes
• Réception et contrôle des procès-verbaux définitifs de délibération de jury.
• Assurer la préparation, l’édition et l’impression des diplômes nationaux et des listes d’émargement (édition systématique des diplômes de Licence, Master, Doctorat et HDR) – Edition à la demande des étudiants des
diplômes intermédiaires (DEUG et Maitrise).
• Vérifier la conformité des informations figurant sur les diplômes (identité des étudiants, mentions,
signatures). Assurer la sécurisation des diplômes (numérotation, signatures).
• Archiver et classer les documents relatifs à la délivrance des diplômes.
2. Organisation et suivi de la délivrance des diplômes
• Gérer la transmission et la distribution des diplômes aux diplômés (envoi par courriel des convocations pour
le retrait des diplômes).
• Préparation et envoi des diplômes à l’étranger par la valise
diplomatique ou par lettre recommandée.
• Assurer le suivi des demandes de duplicatas.
• Accueillir, informer et accompagner les usagers dans leurs démarches (accueil physique, téléphonique et par
courriel).
• Gestion des diplômes liés aux cérémonies de remise de diplômes et mise en place des procédures.
• Contribuer à établir des tableaux de bord statistiques pour le suivi de la délivrance des diplômes.
3. Relation avec les services internes et partenaires
• Collaborer avec les gestionnaires pédagogiques.
• Travailler en lien avec le rectorat et les administrations compétentes pour la validation des diplômes.
• Répondre aux demandes des entreprises et institutions concernant l’authenticité des diplômes.
• Évaluer les besoins en matériels pour le service et opérer les commandes de parchemin auprès de l’Imprimerie Nationale.
4. Amélioration des procédures et gestion des outils
• Participer à la modernisation des processus de gestion des diplômes (dématérialisation, numérisation).
• Contribuer à la mise en place d’outils informatiques de suivi des diplômes.
• Participer au paramétrage des modèles des diplômes via APOGEE.
• Prendre part aux groupes de travail liés à la migration vers le nouveau logiciel (PEGASE).
• Assurer une veille réglementaire sur la gestion des diplômes et titres universitaires.
Profil recherché
Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l’établissement
Connaissance de l‘environnement professionnel : circuits de décision de l’Université, technique de communication
Savoir faire
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe / Savoir hiérarchiser les priorités
Sens de l’écoute pour répondre efficacement aux nombreuses demandes des étudiants
Bonnes qualités rédactionnelles et bonne expression orale. Savoir rendre compte, alerter, proposer, répondre aux
demandes
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir concevoir des procédures et les formaliser
Savoir entretenir les relations avec les services et les composantes
Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du travail en équipe et d’esprit d’initiative
Faire preuve de sens du relationnel et appliquer les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité,
réserve, égalité, continuité)
Être disponible lors des pics d’activités et être réactif
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence
Faire preuve de courtoisie et de maitrise de soi en toutes circonstances, d’écoute
et de professionnalisme
Localisation
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- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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