Assistant-e de direction

L’université de Rouen Normandie (URN) compte environ 2 700 personnels et 34 000 étudiants. Elle est dotée d’un budget de 277 M€. Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école, 1 centre de formation, 16 services des affaires générales et 7 services communs, répartis sur 6 communes et 7 sites. L’URN comporte également 38 unités de recherche.

L’Université de Rouen Normandie s’engage pour l’inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d'origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.

L’IUT de Rouen comprend neuf départements d’enseignement. L’IUT est un institut interne à l’Université de Rouen-Normandie qui accueille environ 1900 étudiants sur trois sites géographiques distincts (Mont-Saint-Aignan, Pasteur, Elbeuf sur Seine). L’IUT compte 500 personnels enseignants, 57 personnels BIATSS titulaires et contractuels.

Au sein de la Direction Technique du Campus Est MSA, coordonnée par les directions des composantes UFR ST et IUT de Rouen, le(a) assistant(e) en gestion administrative des services techniques est chargé(e) d’assurer le suivi des dossiers administratifs et techniques et fait l’interface avec les interlocuteurs internes et externes du service. Les domaines concernés sont la maintenance et l’exploitation du patrimoine immobilier et des installations techniques des 2 composantes.

Le service technique du campus Est, environ 18 agents, est composé d’une direction technique et de 3 départements : Électricité, CVC et Maintenance Générale.

L’activité s’exerce sur l’ensemble du campus Est (IUT + UFR Sciences et Techniques) et peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières.

L'assistant-e de direction des services techniques est placé-e sous l’autorité du responsable technique du Campus Est.

Au sein de la Direction Technique du Campus Est, vous assistez le responsable technique dans le suivi administratif et organisationnel des activités de maintenance et d’exploitation du patrimoine immobilier de l’IUT de Rouen et de l’UFR Sciences et Techniques. Vous assurez l’interface entre les différents services, personnels et partenaires.

Vous assurez le suivi administratif et financier du service, l’organisation des réunions, le suivi des commandes, le classement et l’archivage des dossiers ainsi que la gestion des réservations et des outils partagés.

Vous coordonnez les activités logistiques de l’IUT et encadrez les personnels d’entretien et de logistique. Vous assurez également l’accueil, l’information et l’orientation des personnels, entreprises et partenaires.

Enfin, vous participez au suivi des actions liées à l’hygiène et à la sécurité des bâtiments, en lien avec les services compétents.

Vous êtes capable de gérer plusieurs activités et dossiers simultanément, avec méthode et rigueur ?
Vous êtes capable de identifier le degré d’urgence d’une demande et de l’orienter vers le bon interlocuteur ?
Vous maîtrisez les techniques de rédaction administrative et savez synthétiser et présenter clairement les informations ?
Vous connaissez l’environnement institutionnel et, idéalement, le fonctionnement de l’enseignement supérieur ?
Vous êtes capable de travailler avec différents services, équipes techniques, entreprises et partenaires extérieurs ?
Vous savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées ?
Vous êtes à l’aise avec la coordination et l’encadrement d’une équipe ?