Assistant administratif – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses

5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec permanences sur les sites de Bobigny et Saint-Denis

Composante / Service : Direction de la vie étudiante (DVU) / Service vie étudiante

Composition du service (effectifs) : 6

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du service vie étudiante

L’activité peut entrainer des contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d’activités du service, notamment en période de rentrée universitaires (horaires prolongés, travail le samedi, déploiement sur les différents sites de l’université).

Le service de la Vie étudiante est un service de la Direction de la Vie Universitaire. Il a un rôle d’information, d’accompagnement et de soutien aux étudiants de l’université. 

Il a en charge : 

- L’animation de la vie de campus.

- L’accompagnement des associations étudiantes et des initiatives étudiantes.

- L’accompagnement des étudiants en difficulté en collaboration avec le service social du CROUS (restauration, logement),

- L’accueil et l’accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches administratives,

- L’accompagnement des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service de médecine préventive et les composantes d'USPN

L’assistant(e) en gestion administrative - Chargé(e) du suivi administratif et financier de la CVEC aura pour mission :

Assistante administrative du service de la vie étudiante :

· Accompagnement et information auprès des étudiants

· Secrétariat administratif (assister le responsable de service dans l’ensemble des activités administratives)

· Rédaction des compte-rendu de réunions

· Accueil physique et téléphonique, gestion des agendas, des appels téléphoniques, traitement du courrier, mise en signature des parapheurs

· Aide à la communication des informations relatives à la politique de vie étudiante de l’établissement auprès de la communauté (ENT, site internet USPN, Gestion des mailings étudiantes, etc.)

· Gestion et suivi des outils du pôle : répertoire des contacts, annuaire des associations, archivages, etc.

· Gestion de la salle A110

Gestion et suivi des dossiers :

· Traitement et suivi des dossiers d’engagement étudiant (UE engagement, Année de césure, etc.)

· Suivi des conventions relavant de la Vie étudiante (partenaires extérieurs : Crous, Associations…), dépôt sur I parapheur

Aide à l’organisation de commissions, réunions, évènements vie étudiante :

· Convocation des commissions

· Réservation de salles

· Préparation des dossiers

· Rédaction des comptes rendu

· Réception des partenaires, livraisons

· Participation aux évènements (JPO, Forum des stages, de l’emploi…)

· Mise à jour des données sur l’Environnement Numérique de Travail et sur le site de l’USPN

· Gestion des mailings étudiants

Supervision et gestion financière de la CVEC :

· Gestion et suivi administratif et financier CVEC

· Coordination avec la Direction des affaires financière et l’Agence comptable

· Organisation des commissions, des points d’étapes avec les utilisateurs de la CVEC

· Accompagnement des services dans le montage de leurs projets

· Elaboration des indicateurs de suivi des projets financés par la CVEC

· Participation aux enquêtes liées à la CVEC et Vie étudiante

L’agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l’activité du service.

Connaissances / Savoir

Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche ainsi que des circuits de décisions des universités

Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Connaissance du circuit de la dépense publique

Savoir faire

Analyser une demande et apporter des réponses spécifiques

Maitriser les outils bureautiques

Assurer un rôle de conseil

Capacité rédactionnelle

Savoir être

Savoir s’adapter et travailler avec les différents interlocuteurs internes et externes

Savoir gérer les situations de stress

Savoir travailler en équipe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir respecter la neutralité et le devoir de réserve

Savoir se rendre disponible, être à l’écoute et faire preuve de patience

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Poste à pourvoir à partir du 1er octobre 2026.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires (mutation ou détachement)

mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an – 1568€ nets/mois).

Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.